Quand et comment faire une lettre de procuration pour un état des lieux ?

L'état des lieux d'entrée et de sortie doit être réalisé de façon contradictoire et à l'amiable par le locataire et le propriétaire. Il doit être également daté et signé puis contenir une description précise et détaillée de l'état du logement et des équipements. Sans cela, le document n’a aucune valeur juridique et ne peut être utilisé en cas de litiges. 

Réaliser un état des lieux est vivement recommandé dans le cadre d’une location. Ce document permet d'attester de l’état général du logement en début et en fin de location. Vous pouvez ainsi éviter les risques de litige en fin de bail. En effet, en cas de dégradations ou de vol, par exemple, l’état des lieux sert de preuve et de justificatif au propriétaire qui peut éventuellement conserver le dépôt de garantie du locataire. 

L’état des lieux d’une location se fait en deux temps et de préférence sur des documents différents bien que l'état des lieux d'entrée et de sortie peuvent être sur le même document. Le jour de la remise des clés se fait l'état des lieux d’entrée et le jour du départ du locataire, lorsqu’il rend ses clés se fait l'état des lieux de sortie.

L’absence d'un état des lieux peut entraîner des conflits entre le locataire et le propriétaire, notamment à la fin du contrat de location. En effet, l'état des lieux permet d’apporter des informations précises sur l'état du logement à l’entrée du locataire et lorsqu’il quitte le logement.

Ce document permet de comparer l’état du logement et de mettre en place des travaux en cas de dégradations du logement causées par le locataire. S'il n’y a pas d'état des lieux, il est difficile de déterminer si les dommages ont été causés avant ou après l'entrée du locataire. 

En l’absence d’un état des lieux d’entrée, il est considéré que le locataire entre dans un logement en bon état et il devra le rendre dans le même état. En cas de dégradations, c’est au locataire de prouver qu’il n’est pas responsable. Si l’état des lieux a été rédigé en retard, c’est au propriétaire de prouver la responsabilité du locataire.

Même chose pour l’état des lieux de sortie : le logement est considéré comme étant en bon état lors du départ du locataire. Le propriétaire doit restituer l’intégralité du dépôt de garantie dans un délai d’un mois maximum après la restitution des clés. Aucune poursuite ne peut être engagée contre le locataire en cas de dégradations.

Oui, vous pouvez donner procuration pour un état des lieux. Il s'agit d'une autorisation écrite permettant à une autre personne, désignée comme mandataire, d'agir en votre nom lors de la réalisation de l'état des lieux. Le mandataire peut être un ami, un membre de votre famille ou même un professionnel de l'immobilier.

En pratique, la procuration doit être rédigée par écrit et contenir certaines mentions obligatoires, telles que vos coordonnées et celles du mandataire, l'objet de la procuration (la réalisation de l'état des lieux), et la signature de toutes les parties concernées.

Qui peut être présent à un état des lieux ?

Notez que le mandataire s'engage en votre nom et peut, par exemple, refuser de signer l'état des lieux s'il estime que les conditions ne sont pas remplies. Il est donc crucial de choisir une personne de confiance pour cette mission.

Une fois la procuration rédigée, elle doit être remise le jour de l'état des lieux à l'autre partie ou au professionnel chargé de réaliser l'état des lieux.

Il existe plusieurs situations qui peuvent vous empêcher de vous rendre à un état des lieux : un rendez-vous de dernière minute chez le médecin, un déplacement professionnel ou encore des vacances prévues le jour de l’état des lieux. Rassurez-vous, il est tout à fait possible de vous faire représenter par une tierce personne. On appelle cela une procuration. Elle permet de désigner une personne de confiance qui va pouvoir s'y rendre à votre place.

Qui peut recevoir une procuration pour l’état des lieux ?

En tant que locataire ou propriétaire, vous pouvez désigner la personne de votre choix pour vous remplacer lors d’un état des lieux d’entrée ou de sortie. Il est conseillé de mandater une personne de confiance, tel qu’un ami ou un membre de la famille. 

Vous pouvez aussi faire appel à un professionnel comme un agent immobilier, un avocat ou un huissier de justice afin de réaliser un état des lieux de manière neutre et impartiale. Cela permet d’éviter les litiges, surtout quand le bail de location se termine et que le locataire doit restituer le logement.

Il suffit de rédiger par écrit une lettre de procuration. Vous devez indiquer l’objet de la procuration ainsi que l’identité de la personne mandatée pour l’état des lieux.

Plus précisément, voici les éléments indispensables pour une lettre de procuration :

• Vos coordonnées et celles de votre mandataire : noms, prénoms et adresse des domiciles ;
• Une description précise du rôle du mandataire à propos de l’état des lieux d’entrée ou de sortie ;
• La date exacte du rendez-vous. Le mandataire dispose du pouvoir jusqu’à la signature de l’état des lieux ;
• Votre signature.

Voici un exemple d’une lettre de procuration, avec toutes les informations indispensables à mentionner.

Exemple de lettre de procuration pour un état des lieux d'entrée ou de sortie (écriture & signature)

Vous avez désormais toutes les informations concernant une procuration pour l’état des lieux d’entrée et l'état des lieux de sortie. Si vous ne pouvez pas être présent le jour du rendez-vous de l'état des lieux, il est important de pensez à donner procuration à un mandataire de confiance et en capacité de la recevoir (ami, famille, huissier ou agence ou expert en état des lieux). La rédaction d'un lettre de procuration est relativement simple et évite toutes complications en cas de litiges. 

Pour aller plus loin découvrez comment éditer votre état des lieux.