Quand et comment saisir une commission départementale de conciliation ?

Les membres de la commission

La commission départementale de conciliation n'est pas une juridiction ni un tribunal.

Il s'agit d'un organisme paritaire. Cela signifie que la commission est constituée à parts égales par des représentants des organisations de bailleurs et des représentants des organisations de locataires.
Sa composition compte un président et un vice-président choisis parmi eux pour une durée de 1 an.

Par ailleurs, le secrétariat de cette commission est assuré :

• À Paris, par la direction régionale et interdépartementale de l'hébergement et du logement ;
• En Province, par les directions départementales de la cohésion sociale (ou par les directions départementales des territoires et de la mer).

Il existe une commission départementale de conciliation dans chaque département.

Sa mission

Le rôle et les attributions de la commission départementale de conciliation sont encadrés par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et le décret n° 2001-653 du 19 juillet 2001.

Sa mission consiste à trouver un règlement amiable aux différends pouvant exister entre un bailleur et son locataire.

Seuls les locataires des logements à usage de résidence principale vides ou meublés peuvent avoir recours à la commission départementale de conciliation. 

Chacune des parties peut saisir gratuitement la CDC du lieu de situation du logement faisant l'objet du litige.

La liste des litiges pour lesquels la commission peut intervenir est strictement définie par la loi. Ils concernent notamment des litiges locatifs relatifs :

• Au dépôt de garantie ;
• À l’état des lieux d'entrée ou de sortie ;
• Aux travaux de réparations à la charge du bailleur ou du locataire ;
• Au préavis de congé ;
• Au montant du loyer, au complément de loyer, à la hausse d'un loyer sous-évalué,... ;
• Aux meubles garnissant le logement pour les locations meublées ;
• Aux critères du logement décent ;
• etc.

Des litiges plus minimes comme par exemple concernant des nuisances sonores peuvent être réglés par une procédure directement entre le locataire et le bailleur.

La saisine de la commission départementale de conciliation est généralement facultative. Les parties peuvent décider d'y avoir recours ou au contraire de saisir directement la justice.

Toutefois, certains types de litiges imposent le recours à la commission de conciliation avant de pouvoir saisir le juge du tribunal judiciaire :

• Hausse de loyer sous-évalué lors du renouvellement d'un bail ;
• Baisse d'un loyer sur-évalué ;
• Augmentation de loyer entre deux locataires (zones tendues) ;
• Complément de loyer.

Dans les autres cas, la compétence de la commission dépend de l'estimation du litige :

• Pour un litige inférieur à 5 000 € : il est obligatoire de saisir la CDC ;
• Pour un litige supérieur à 5 000 € : le demandeur peut saisir directement le juge sans passer par la CDC.

La CDC peut être sollicitée à tout moment. 

Toutefois, dans le cadre de certains litiges, la loi prévoit des délais réglementés. C'est le cas des contestations relatives à :

• Un complément de loyer (dans les zones soumises à l'encadrement des loyers) : 3 mois à compter de la signature du contrat de location ;
• Un loyer sous-évalué : 4 mois avant le terme du bail ;
• Un loyer sur-évalué : 4 mois avant la date d'échéance du bail ;
• La décence d'un bien : 2 mois après mise en demeure de faire les travaux restée sans réponse.

Mentions obligatoires de la saisine et pièces annexes

La partie qui souhaite engager la procédure adresse une lettre recommandée avec accusé de réception au secrétariat de la commission de conciliation dont dépend le logement.
Vous pouvez retrouver l'adresse de la commission de votre département sur le site officiel : service-public.fr.

La lettre doit mentionner certaines informations obligatoires, à savoir :

• L'identité du bailleur et du locataire (noms et adresses) ;
• La qualité du demandeur (bailleur ou locataire) ;
• L'objet du désaccord.

La demande doit être assortie d'une copie du bail, et de tous justificatifs permettant d'étayer le dossier. La liste des pièces à fournir dépend de la nature du litige (éléments de référence dans le cas d'une contestation d'augmentation de loyer sous-évalué, état des lieux, décompte de charges, courriers, mails...).

Lorsque la demande concerne plusieurs locataires ayant le même bailleur, et rencontrant une difficulté de même nature, chacun doit établir une lettre de saisine. Celle-ci doit désigner expressément le nom d'un ou deux mandataires chargés de les représenter lors de la conciliation. Les représentants doivent être communs à tous les locataires concernés par la saisine.

Modèle de lettre recommandée à adresser à la CDC dont dépend le logement

La convocation des parties

Les parties sont convoquées au moins 15 jours avant la date du rendez-vous, par courrier simple ou par voie électronique.
La convocation est envoyée aux représentants désignés dans la lettre de saisine si la demande de conciliation a été déposée par une association de défense des locataires ou par plusieurs demandeurs.

Les parties peuvent se faire assister ou représenter à la séance de conciliation. Dans ce dernier cas, un mandat écrit de conciliation est nécessaire. 

Lorsque toutes les parties ou l'une d'elles ne se présentent pas à la convocation, la commission émet un avis sur lequel elle indique ne pas être en mesure de tenter une conciliation.
Un report de la date peut être accordé à titre exceptionnel si le motif de l'absence est légitime (raisons médicales, professionnelles,...) et justifié (certificat médical, déplacement professionnel, etc.).

Lorsque les parties sont présentes ou dûment représentées, les membres de la commission étudient le dossier, et entendent chaque protagoniste avant de délibérer.
Ils soumettent une proposition pour parvenir à une résolution du litige à l'amiable.

Document de conciliation en cas d'accord

Lorsque la conciliation aboutit, le secrétariat dresse un procès-verbal de conciliation. Il est signé par le président de la séance et par l'un des membres présents du collège. Il est ensuite signé par les deux parties qui en reçoivent une copie.
Si la conciliation n'est que partielle, le document fait état des désaccords persistants.

Dès lors qu'elles ont validé l'accord, les parties ne peuvent plus saisir le juge pour le même litige, sauf en cas de non-respect de la décision. 

La décision de la commission départementale a force exécutoire. Par conséquent, si l'une des parties ne respecte pas son engagement, l'autre peut saisir le tribunal pour l'y contraindre.

Avis en l'absence d'accord

Si la conciliation échoue, et qu'aucun accord n'est trouvé, le secrétariat de la commission dresse, dans un délai de deux mois, un avis relatant l'objet du litige, les arguments des deux parties et des membres de l'assemblée, le cas échéant. Elle adresse le document à chaque partie par courrier simple.

Le bailleur et le locataire peuvent saisir le juge du tribunal d'instance du lieu de situation du logement. Celui-ci peut consulter l'avis de la commission de conciliation, mais n'est pas tenu de s'y conformer.