Quel délai pour procéder au remboursement d'un trop-perçu sur des charges locatives ?

Les charges locatives, également désignées “charges récupérables”, représentent les dépenses associées à l'utilisation et à l'entretien d'un bien loué, dont bénéficie le locataire. Énumérés par le décret n°87-713 du 26 août 1987, ces provisions sur charges sont initialement supportées par le propriétaire pour être ensuite récupérées auprès du locataire.

Les dépenses se répartissent en trois catégories principales :

1. Les frais engendrés par les services fournis et liés à l'utilisation du logement ou de l'immeuble (chauffage ou eau en cas de système collectif) ; 
2. Les dépenses de maintenance régulière et d'entretien courant portant sur les parties communes (petites réparations) ; 
3. Les taxes afférentes aux services dont le locataire bénéficie (taxe d'enlèvement des ordures ménagères par exemple).

Concrètement, le propriétaire assume entièrement le paiement de ces charges pour les répercuter par la suite auprès de son locataire. Ces montants vont ensuite être ajustés chaque année grâce au principe de  régularisation des charges.

Un encadrement des charges récupérables par la loi Alur 

La régularisation des charges locatives est encadrée par la loi ALUR du 24 mars 2014. Cette réglementation oblige les propriétaires à effectuer un décompte précis et transparent des dépenses réelles du locataire, afin d'ajuster les provisions payées par ce dernier.

À la fin de la période de location, il est courant que les charges réelles diffèrent des estimations initiales. C'est là que la régularisation intervient.

Une fois par an, le propriétaire doit donc calculer avec précision les charges réelles supportées et les comparer aux paiements effectués par le locataire. Deux cas de figure peuvent alors se présenter : 

- Les charges réelles sont inférieures aux paiements du locataire : le locataire a droit au remboursement du trop-perçu ;

- Les charges réelles dépassent le budget prévisionnel mensuel :  le locataire doit verser le supplément de charges au propriétaire.

Quand a lieu la régularisation des charges locatives ? 

Le point de départ pour procéder à la régularisation des charges locatives est le suivant  :

- Tous les ans à la date de clôture de l'exercice comptable ;

- Au moment du départ du départ du locataire.

À noter que si le locataire quitte le logement, le bailleur a la possibilité de conserver 20 % du dépôt de garantie en vue d'une éventuelle régularisation des charges ultérieures. Cette régularisation doit être effectuée au plus tard dans le mois suivant la réception du décompte annuel des charges envoyé par le syndic.

Quand procéder au remboursement du trop-perçu des charges ? 

De façon similaire, le délai pour procéder au remboursement du trop-perçu des charges récupérables est habituellement d'un an à partir de la date de clôture de l'exercice comptable. Ici encore le locataire peut réclamer le remboursement jusqu'à 3 ans après la date à laquelle le trop-perçu a été effectué. 

Sachant que ce délai de 3 ans reste applicable même après le départ du locataire.

1. La collecte des informations de l'appartement 

Pour réussir la régularisation des charges locatives, le propriétaire va procéder en plusieurs étapes. Il doit effectuer, dans un premier temps, la collecte des informations. Le bailleur rassemble à ce stade toutes les factures et justificatifs des dépenses associées aux charges locatives (le décompte individuel de charges de copropriété constitue le document de base). 

2. Le calcul réel des charges locatives 

Le calcul total des dépenses réelles doit ensuite être réalisé pour chaque charge identifiée (par nature de charge). Avec ces éléments, le propriétaire est normalement en mesure de déterminer le montant exact des charges encourues pendant la période concernée.

3. La comparaison avec les provisions sur charges mensuelles 

Arrive ensuite la troisième étape : la comparaison. Si les provisions sur charges excèdent les dépenses réelles, le locataire doit être remboursé de la différence. À l’inverse, si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le locataire du logement doit payer la différence. (Article 23 de la loi du 6 juillet 1989).

4. L'envoi du décompte de charges au locataire 

Pour finir, le propriétaire est tenu d'adresser au locataire un décompte des charges accompagné des justificatifs correspondants (par mail ou voie postale) dans le délai de un mois avant la régularisation. De son côté, le locataire a le droit de demander des justificatifs et de contester la régularisation. 

Que faire si le locataire ne paie pas les charges locatives ou leur régularisation ? 

En cas d'impayé des charges locatives, le propriétaire bailleur peut faire valoir la clause résolutoire du contrat de bail. Il est également conseillé de souscrire à une assurance loyers impayés qui couvre les sinistres liés aux charges locatives et à leurs éventuelles régularisations.