Provision sur charges : répartition, paiement et calcul des charges locatives mensuelles

Définition et répartition

La provision sur charges est l'un des deux modes de règlement des charges locatives. En effet, il existe le paiement au réel, c'est-à-dire par le versement de provisions, et celui au forfait. Les locations vides sont obligatoirement soumises au régime réel.

Les copropriétaires d'un immeuble paient des provisions sur charges de copropriété, en général tous les trimestres. Les charges de copropriété sont fixées d'après un budget prévisionnel. Elles servent à financer toutes les dépenses annuelles d'entretien et de gestion administrative de l'immeuble.

Le locataire paie des provisions sur charges locatives. Il s'agit de sa part de charges récupérables annuelle estimée par le propriétaire bailleur. Aussi, le locataire ne paie pas ses charges annuelles en une seule fois, mais une partie tous les mois sous la forme d’une provision.

Les charges locatives correspondent aux dépenses liées notamment à l'entretien du bâtiment dont dépend le bien loué, et à la consommation d'eau et d'énergie du logement.

Ce que comprend la provision sur charges du propriétaire

En votre qualité de propriétaire d'un bien immobilier en copropriété, vous versez au syndic des provisions sur charges prévisionnelles qui comprennent :

• des charges générales : dépenses pour la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes (nettoyage, éclairage, ravalement de l'immeuble…). Elles sont prévues en amont dans le budget prévisionnel.
• et des charges spéciales : frais de fonctionnement des services collectifs (gardiennage, services de sécurité…) et équipements communs (ascenseur, antenne de télévision…). Elles sont réparties selon l'usage des copropriétaires.

Ce que comprend la provision sur charges récupérables (payée en plus du loyer par le locataire)

La provision sur charges du locataire est payée en complément du loyer.

Elle comprend les charges récupérables, c’est-à-dire les charges locatives que le propriétaire bailleur peut se faire rembourser par son locataire. Il s’agit des charges de copropriété (par exemple, les petites réparations de la cabine d'ascenseur, l'entretien de l’immeuble…), de la taxe d’ordures ménagères, etc.

Le contrat de location doit mentionner clairement :

• le montant du loyer et celui des charges ;
• la nature des charges ;
• et les charges fixes le cas échéant (eau, électricité, chauffage…).

Liste des charges locatives récupérables par le propriétaire (décret n° 87-713)

Les dépenses imputables au locataire sont les mêmes en location vide ou en location meublée. Pour être récupérables, elles doivent figurer dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987.

Elles concernent 3 catégories principales :

• les frais occasionnés par les services fournis à l'occupant du logement et à l'usage de l'immeuble (consommation d'eau, de gaz, d'électricité, ascenseur…) ;
• les coûts d'entretien courant et de menues réparations dans les parties communes du bâtiment ;
• les taxes locatives pour les services fournis au locataire (enlèvement des ordures ménagères, assainissement…).

Vous versez au syndic de copropriété des provisions sur charges généralement en début de trimestre. Elles correspondent chacune à 1/4 du budget prévisionnel. Ces avances servent à payer les dépenses de fonctionnement et de travaux de l'année à venir.

À la fin de l'année, les comptes sont arrêtés et approuvés en assemblée générale. Les provisions sur charges sont régularisées d'après les frais réellement engagés par la copropriété :

• En cas de versements insuffisants, le syndic vous réclame un complément de charges ;
• En cas de versements excessifs, le trop versé est déduit de vos charges de copropriété de l'année suivante.

Calcul des charges récupérables

Pour un logement ancien

Pour fixer le tarif de la provision sur charges à réclamer au locataire :

• Vous devez prendre connaissance du décompte de copropriété de l'année précédente : celui-ci mentionne généralement le montant des charges récupérables.
• Par ailleurs, il convient de se référer à l’avis de taxe foncière qui précise le coût de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Vous additionnez les deux montants pour estimer le coût des charges locatives imputables au locataire. Ensuite, vous divisez par 12 pour connaître le coût mensuel.

En fin d’année, après l'assemblée générale des copropriétaires et l'approbation des comptes, vous arrêtez vos comptes locatifs afin de régulariser le montant des charges payé par l'occupant du bien.

Pour un logement neuf

Dans le cadre d’un logement neuf, vous pouvez estimer le montant des charges locatives en consultant différents documents : 

• Le budget prévisionnel de la copropriété (à réclamer au promoteur) afin d’en extraire les charges locatives : vous calculez ensuite le montant des charges liées à votre bien en fonction des tantièmes de copropriété. Attention toutefois, car les différences entre les prévisions et le budget final sont souvent significatives.
• Votre contrat de réservation : il donne des indications importantes sur les équipements du lot acquis (chauffage, climatisation…), ce qui vous permet d’évaluer les dépenses d’entretien et d’énergie.

Régularisation des charges du locataire

En cours de bail

Une régularisation doit intervenir une fois par an lorsque les charges sont payées par provisions mensuelles.

Dans le cadre d'un logement dépendant d'une copropriété, le syndic soumet à l'assemblée générale l'approbation des comptes de l'exercice de charges de l'année précédente. Il vous envoie ensuite les comptes arrêtés.

Dès lors, vous êtes en mesure de régulariser à votre tour les charges de votre locataire.

Adressez-lui par mail ou par courrier, 1 mois avant la régularisation :

• le décompte des dépenses par catégorie de charges (électricité, eau froide, eau chaude…) afin qu'il vérifie les montants réellement engagés ;
• le mode de répartition entre les locataires ;
• et une note d'information sur les modalités de calcul des charges relatives au chauffage collectif et à la production d'eau chaude sanitaire.

Vous devez aussi tenir à sa disposition, pendant une durée de 6 mois suivant l'envoi du décompte, tous les justificatifs de dépenses (factures, contrats, etc.).

Après la régularisation :

• Si le montant des frais réels est supérieur à la somme des provisions versées par votre occupant, celui-ci doit vous verser le complément.
• Si au contraire, les frais payés sont inférieurs aux provisions, vous devez rembourser à votre locataire l'excédent de provisions. En général, le loyer suivant est amputé de ce montant.

Il est possible d'envisager un ajustement de la provision.

L'importance des justificatifs de dépenses : Sur le plan juridique, un locataire n'est obligé de régler le montant de ses charges locatives qu'après obtention d'un justificatif de dépenses précisant la totalité des charges.

Au départ du locataire

Lorsque votre locataire quitte le logement, la loi vous autorise à conserver une partie de son dépôt de garantie en attendant de connaître le montant des charges réelles lors de la clôture des comptes en fin d'année.

La retenue maximum permise sur le dépôt de garantie est de 20 %.

En cas de désaccord avec votre locataire, le tribunal d'instance peut être saisi.