Quelle est la bonne répartition des charges locatives ?

Les charges locatives désignent toutes les dépenses de fonctionnement induites par la location d’un logement (ascenseur, chauffage collectif, entretien de l’immeuble, etc.), qu’il s’agisse d’un bail d’habitation vide ou meublé.

Parmi ces coûts, il faut distinguer :

• Les « charges non récupérables », dont le montant doit être assumé en totalité par le bailleur ;
• Les « charges locatives récupérables », payées initialement par le propriétaire, mais dues par le locataire. Ces dépenses sont remboursées au propriétaire par le locataire, en même temps que le versement du loyer mensuel, soit de manière forfaitaire ou sous la forme d’une provision sur charges (avance de frais) qui fait l’objet d’une régularisation annuelle.

Le propriétaire bailleur doit aussi assumer certaines charges, qu’il ne peut réclamer à son locataire :

• Les frais et charges de la copropriété : honoraires du syndic, achats des boîtes à lettres, etc. ;
• Les réparations liées à la vétusté du bien immobilier ou des équipements (chauffe-eau, chaudière, baignoire…), les éventuels vices de construction ou de malfaçons, les dégâts causés par des intempéries ou actes de vandalisme, etc. ;
• Les gros travaux : changement des fenêtres, des gouttières, de l’installation électrique, etc. ;
• Les travaux d’amélioration de l’immeuble : toiture, ravalement de façade… ou du logement en lui-même : changement de la cuisine, installation d’une douche à l’italienne, etc. (sauf si le fait est la cause du locataire) ;
• Les travaux imposés par les pouvoirs publics (décret du 9 septembre 2004) : raccordement au système de tout à l'égout, mise aux normes d'un ascenseur, installation de portes coupe-feu, etc. ;
• Les impôts locaux, notamment la taxe foncière annuelle.

Les charges locatives récupérables par le propriétaire sont définies dans le décret n°87-713 du 26 août 1987 et concernent notamment :

• Les salaires et cotisations sociales versés aux employés d’immeubles et gardiens le cas échéant ;
• Les ascenseurs : charges d’exploitation de l'appareil (électricité, entretien, nettoyage, réparations, etc.). A noter, le coût du contrôle technique du matériel (tous les 5 ans) n'est pas récupérable ;
• La production et distribution d’eau froide, eau chaude et chauffage collectif : il peut s’agir de la consommation propre au locataire en cas de raccord collectif, de l’eau nécessaire à l'entretien des parties communes et espaces extérieurs, des réparations de fuites ou encore de l’entretien des épurateurs de fumée ;
• Les parties communes intérieures et extérieures : dépenses liées à l’éclairage, à l’entretien et à la propreté, à la réparation ou au remplacement de petits équipements (minuterie, tapis, jeux pour enfants…), ainsi que des frais de personnel d'entretien ;
• Les taxes et redevances (enlèvement des ordures ménagères, redevance pour l’assainissement, etc.) sont dues par le locataire.

En dehors de la liste exhaustive présente au décret n°87-713, aucune autre charge locative ne peut être réclamée au locataire au risque d'être considérée comme une charge locative abusive.

Toutefois, le locataire reste responsable de l’entretien courant et des réparations des parties privatives dont il a l’usage exclusif. On peut citer, par exemple, le nettoyage des moquettes, le graissage des menuiseries, le remplacement des joints des robinets, etc.

En l’absence de parties communes, les charges locatives récupérables sur un locataire en maison individuelle se limitent généralement aux services dont profite le locataire, principalement la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

La répartition des charges suit des principes stricts qui dépendent de la nature des dépenses. Une répartition égale des charges entre le locataire et le propriétaire est rarissime.

Il peut y avoir égale répartition des charges lorsqu'il y a :

Un accord contractuel entre le propriétaire et le locataire 

Si le bail prévoit une clause spécifique qui stipule une répartition égale pour certaines charges, cela pourrait être appliqué. Cet accord doit respecter les limites légales, notamment concernant les charges récupérables.

Partage volontaire des charges en copropriété

Dans certaines petites copropriétés ou dans des arrangements amicaux, un partage égal des charges peut être convenu entre les parties. Cependant, cela reste informel et devrait être écrit pour éviter les conflits.

Colocation ou en présence d'une location à  usage mixte :

Si une maison est louée en colocation ou partagée par plusieurs parties, certaines charges peuvent être réparties de manière égale, mais cela concerne surtout les locataires entre eux et non directement entre le propriétaire et les occupants.

La façon dont le propriétaire peut récupérer les charges locatives auprès du locataire est définie dans loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, et précisée par la loi Alur de 2014. En fonction du type de contrat de location (vide ou meublé), une ou deux solutions sont possibles.

Forfait de charges : un montant fixe

Il s’agit d’indiquer, dans le bail de location, une somme forfaitaire définie d'après une estimation des coûts réels et/ou en prenant en compte ce que payait l'ancien locataire. Le montant des charges forfaitaires est fixe et ne donne lieu à aucune régularisation.

C’est la solution la plus simple pour récupérer les charges locatives auprès du locataire, mais aussi la plus problématique : le propriétaire ne peut rien réclamer en plus si le coût réel des charges dépasse les prévisions, et le locataire peut être amené à payer davantage que ce qu’il aurait dû.

Le paiement forfaitaire des charges locatives n’est possible que pour les contrats de colocation (nu ou meublé) et les locations meublées.

Provision pour charges : un remboursement à l’euro près

Pour récupérer les dépenses locatives auprès du locataire pour leur montant réel, le propriétaire doit mettre en place une provision sur charges. Celle-ci correspond à une avance sur frais estimée à partir des coûts réels liés à la jouissance du bien locatif, payée par le locataire de manière régulière et pour un même montant.

Ensuite, le bailleur doit procéder à une régularisation annuelle des charges locatives, selon les charges réelles constatés (justificatifs des charges locatives réclamées par le bailleur à l’appui) ou après le résultat des comptes du gestionnaire de résidence par exemple. Cette solution est donc plus juste, mais aussi plus complexe à mettre en place.

La provision pour charges est obligatoire pour tous les baux d’habitation vide (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Il est également possible d’opter pour cette méthode en location meublée ou en colocation.

Lorsqu’un locataire quitte un logement, le propriétaire dispose de deux mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie. Ce délai est réduit à un mois si l’état des lieux de sortie ne signale aucune dégradation locative. Cependant, les charges de copropriété étant généralement arrêtées sur une base annuelle, il est fréquent que les montants exacts ne soient pas connus au moment du départ du locataire.

Pour gérer cette situation, le propriétaire est autorisé à retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie après le délai légal de restitution. Ce montant permet d’anticiper les éventuelles régularisations liées aux charges. Une fois les comptes annuels de l’immeuble définitivement approuvés, le propriétaire doit procéder à la régularisation définitive des charges. Le solde restant, s’il y en a, doit alors être restitué au locataire dans un délai d’un mois après l’arrêté des comptes, sans intérêts.