Provision sur charges : comment ça marche et qui paye quoi ?

La définition des charges locatives correspond à des dépenses incombant au copropriétaire d'un bien immobilier. Elles financent les coûts d'entretien et de fonctionnement de l'immeuble. 
Leurs montants varient pour chaque copropriétaire en fonction du logement (superficie du bien, étage, etc.) et des tantièmes (c'est-à-dire la quote-part) des parties communes afférant à leur bien.
Les charges sont payées sous la forme de provisions lissées sur l'année.

La provision sur charges constitue une contribution financière payée par le copropriétaire d'une part (ainsi qu'il a été dit ci-dessus) et par le locataire d'autre part. 

Concernant la provision sur charges due par le propriétaire 

Elle est calculée d'après des charges annuelles prévisionnelles estimées par le syndic de copropriété et le conseil syndical. 
Ce budget prévisionnel vise à assumer les dépenses courantes, d'éventuels travaux ou des dépenses exceptionnelles pour l'année à venir.
Il est voté lors de la tenue de l'assemblée générale des copropriétaires une fois par an.

Concernant la provision sur charges due par le locataire 

Ce sont les charges locatives, aussi appelées charges locatives récupérables. Elles constituent le remboursement par le locataire de certaines dépenses avancées par le propriétaire. Le locataire paie la provision sur charges en plus de son loyer.

En d'autres termes, le bailleur ne peut demander au locataire le remboursement de charges locatives que s'il est en mesure de justifier leur paiement.

Pour rappel, les charges des locations vides sont obligatoirement fixées au réel, c'est-à-dire d'après des dépenses effectives. En location meublée ou en cas de colocation, le bailleur peut opter pour des paiements au réel (les charges réelles sont versées à titre de provisions sur charges et régularisées annuellement) ou au forfait (les charges forfaitaires sont fixes et ne subissent aucune régularisation).

La provision sur charges locatives englobe certains coûts d'entretien des parties communes de l'immeuble, frais de gestion, dépenses liées aux équipements collectifs. 
Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 définit la liste exhaustive des charges récupérables.
L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 régit et organise ces dépenses. 

La provision sur charges s'applique aux logements loués vides ou aux biens loués meublés dont le bail a été signé après le 27 mars 2014 (ou dont le bail antérieur à cette date mentionne expressément que les charges locatives sont payables sous forme de provisions).

Les frais pour l'entretien, la réparation et la gestion d'une copropriété sont appelés des charges.
On distingue deux types de charges :

• Les charges générales relatives à l'administration, l'entretien et la conservation de l'immeuble ;
• Les charges spéciales relatives aux équipements et services communs.

Chaque copropriétaire de l'immeuble est redevable d'une partie de ces charges et une partie des charges en copropriété est à la charge du locataire, le cas échéant.
Les charges générales sont réparties selon la quote-part de parties communes afférente à son lot de copropriété. 
Les charges spéciales sont calculées en fonction de l'utilité que le propriétaire du logement en retire (coefficient d'utilité).

Le syndic adresse à tous les copropriétaires un appel de fonds généralement trimestriel. Il s'agit d'une provision sur charges représentant un quart (25 %) du budget annuel voté en assemblée générale des copropriétaires.

En fin d'année, le syndic procède à une régularisation d'après les dépenses réellement engagées. 

Si le logement est loué, le propriétaire calcule ensuite le montant des charges récupérables qu'il est en droit d'imputer à son locataire.

Dépenses comprises dans les provisions sur charges récupérables

Le principe : comme nous l'avons évoqué précédemment, le propriétaire paie l'ensemble des dépenses, récupérables et non récupérables. Il s'agit notamment des dépenses suivantes :

• Les dépenses liées à la copropriété ;
• Les coûts de consommation ;
• L'entretien des parties communes de l'immeuble.

Il se fait ensuite rembourser certaines charges par son locataire. Celles-ci sont strictement énoncées par la réglementation (décret du 26 août 1987). Ce sont des dépenses d'exploitation, de conservation et d'entretien :

Équipements individuels 

• Entretien du chauffage et du système de production d'eau chaude ;
• Distribution d'eau des parties privatives.

Entretien des parties communes 

• Produits d'entretien et de désinfection, matériel de nettoyage (balai, serpillière, brosse, sacs...) ;
• Eau servant à arroser les jardins, et à entretenir les espaces extérieurs ;
• Eau utilisée pour nettoyer les parties communes ;
• Entretien des vide-ordures ;
• Frais de personnel d'entretien.

Eau et chauffage collectif 

• Eau froide, eau chaude destinée à l'usage des occupants ;
• Utilisation des compteurs généraux et individuels ;
• Entretien des filtres de fumées ;
• Remplacement des joints à l'origine de fuites d'eau.

Installations collectives intérieures et équipements extérieurs 

• Electricité ;
• Réparation du matériel lié à la propreté de l'immeuble ;
• Aires de stationnement ;
• Equipements de jeux pour les enfants ;
• Ascenseur et monte-charge (visites de contrôle, tenue du dossier d'entretien, petites réparations, fusibles...);

Personnel d'immeuble non logé 

• Salaire en nature ;
• Indemnités et primes de départ à la retraite ;
• Indemnités de licenciement ;
• Cotisations à une mutuelle;

Gardien (ou concierge) logé 

Les salaires et charges sociales et fiscales sont récupérables sur le locataire à hauteur de 75 % si le gardien assure le nettoyage des parties communes et s'occupe de sortir les conteneurs à ordures, ou 40 % s'ils n'exécutent qu'une seule des deux tâches.

À noter : contrairement à un employé d'immeuble non logé, l'embauche d'un gardien ou concierge hébergé ne permet pas de récupérer les dépenses ci-dessus énoncées (salaire en nature, indemnités de départ à la retraite, etc.).

Impôts 

• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
• Taxe de balayage ;
• Redevance assainissement.

Dépenses exclues des charges locatives 

Les charges que le propriétaire ne peut réclamer à son locataire sont :

Celles dont il est seul à bénéficier 

• Honoraires du syndic ;
• Primes d'assurance de l'immeuble ;
• Remplacement des boîtes aux lettres.

Celles exclues par nature (gros travaux par exemple)

• Ravalement de la façade ;
• Réfection de la toiture ;
• Dégorgement des canalisations collectives ;
• Recharge ou remplacement des extincteurs ;
• Indemnités de départ à la retraite d'un gardien logé ;
• Frais de gardiennage et de surveillance.

Sachez par ailleurs que la réalisation de travaux entraînent des modifications du montant du loyer, à savoir :

• Une diminution pendant les travaux ou si ceux-ci ne sont pas réalisés ;
• Une augmentation proportionnelle aux améliorations apportées à travers un complément de loyer.

Mode de règlement des charges récupérables (incombant au locataire en plus du loyer)

Le propriétaire bailleur peut réclamer le paiement des charges locatives à son locataire de deux manières :

• Par le versement mensuel ou trimestriel de provisions sur charges. Il procède une fois par an à une régularisation visant à harmoniser les montants perçus avec les dépenses réelles déboursées et le décompte définitif de charges.
• Par un recouvrement scrupuleux des dépenses engagées sur présentation des justificatifs. C'est le cas des charges relatives aux logements dépendant de maisons individuelles. En effet, elles n'ont pas de parties communes. Les charges locatives dépendent donc exclusivement des services dont profite le locataire. 

Vous êtes propriétaire bailleur d'un logement en copropriété, et avez choisi d'appliquer les charges au réel ? Vous devez d'abord estimer la provision mensuelle à réclamer à votre locataire. Puis, dans un second temps, il convient de procéder à une régularisation annuelle.

Fixer le montant de la provision de charges mensuelle de la location immobilière

Pour estimer valablement le montant des charges locatives, rapprochez-vous du syndic de la copropriété. Celui-ci doit vous fournir les arrêtés de comptes annuels et la répartition des dépenses des années précédentes.

Il vous appartient ensuite d'extraire du décompte les charges récupérables pouvant être réclamées au locataire au titre des charges locatives.

Toutefois, les consommations d'eau et d'énergie varient en fonction des locataires, des conditions climatiques... Aussi, calculez la moyenne des trois derniers exercices afin de combler d'éventuels écarts.

Consultez ensuite votre relevé de taxes foncières, et ajoutez aux sommes ci-dessus le montant des impôts liés aux services fournis au locataire (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage...). 

Vous pouvez réclamer tous les mois à votre locataire 1/12ème du résultat obtenu. C'est donc la part de charges locatives récupérables mensuelle exigible.

S'il s'agit d'une première mise en location

L'estimation de la provision sur charges à exiger de votre locataire est plus complexe. Il existe deux solutions :

• Demander au promoteur immobilier un budget prévisionnel. Il faut alors calculer les charges locatives au prorata des tantièmes de copropriété du bien objet de la location. Les calculs sont aléatoires et peu fiables.
• Comparer le logement loué avec d'autres biens du marché pour estimer le montant des provisions. Cette comparaison tient compte notamment de la superficie du logement, de la fourniture ou non du chauffage et de l'eau chaude collective.

Calculer la régularisation annuelle de la provision sur charges du locataire

Que le bien soit loué vide ou meublé, vous devez procéder à une régularisation annuelle du montant des charges. En d'autres termes, vous comparez les montants des provisions versées par le locataire avec le montant des charges que vous avez effectivement payées. Le bailleur doit être en mesure de présenter les justificatifs des charges locatives comme des factures par exemple. 
Si les provisions versées sont inférieures au montant réel, vous réclamez un complément de charges au locataire. Dans le cas contraire, vous lui remboursez le trop-perçu.

La régularisation des provisions sur charges se fait généralement sur une année civile afin de faciliter les calculs.

Un mois avant la régularisation de charges, le propriétaire adresse au locataire, par voie postale ou par voie dématérialisée, un décompte par nature de charges.

Si le logement dépend d'un immeuble collectif, il joint à son envoi :

• Les modalités de répartition des charges entre les locataires ;
• Une notice d'information relative au mode de calcul des charges de chauffage collectif et de production d'eau chaude sanitaire générale. 

Pour les immeubles en copropriété, c'est le règlement de copropriété qui détermine le mode de répartition des charges. 

Enfin, concernant les logements dépendants d'un immeuble en monopropriété (appartenant à un seul propriétaire), la répartition des charges est expressément précisée au locataire. Elle doit être équitable.

Modèle de courrier de régularisation de charges 

Le bailleur est contraint de tenir à la disposition du locataire toutes les pièces justificatives (factures et pièces comptables) relatives aux charges récupérables, dans des conditions normales, pendant une durée de 6 mois à compter de l'envoi du décompte de charges.

Si le logement dépend d'un immeuble collectif, le propriétaire doit organiser la consultation des documents avec le syndic afin que le locataire puisse y avoir accès.

Les modalités de consultation (lieu, jours et heures) des documents justificatifs des charges sont inscrites sur les convocations aux assemblées générales adressées aux copropriétaires (article 9 du décret du 17 mars 1967).

Régulariser les charges tardivement, une pratique encadrée

En cas de régularisation de charges tardive, donc après la clôture annuelle des comptes, le locataire est en droit de réclamer un échelonnement sur 12 mois des sommes complémentaires exigibles.

Au-delà de 3 ans, le propriétaire ne peut plus réclamer de charges antérieures. Par ailleurs, ce délai limite s'applique aussi au locataire qui souhaite réclamer le remboursement d'un trop versé.

Notre conseil : N'attendez pas pour réaliser la régularisation de charges de votre locataire. La loi, même si elle permet de réparer une négligence ou un oubli durant 3 ans, impose une régularisation annuelle.

Régulariser les charges au départ du locataire

Lorsque le locataire quitte son logement, le propriétaire doit calculer la régularisation des provisions. 
Si l'arrêté annuel des comptes n'est pas encore disponible, la loi lui permet de retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai légal imposé (celui-ci est de 1 mois en cas d'état des lieux de sortie conforme à l'état des lieux d'entrée, et de 2 mois en cas de désordres constatés).

La restitution du montant conservé doit intervenir dès que la régularisation annuelle de charges est possible. 

Afin de rendre le logement qu'ils louent plus attractif, certains propriétaires sont tentés de minorer volontairement le montant des provisions sur charges mensuelles à payer en supplément d'un loyer surestimé. 
Au moment de la régularisation, la balance entre les provisions versées et le montant des charges réelles entraîne alors un déficit important que le locataire doit combler par des compléments de charges.

Selon la jurisprudence en la matière, le bailleur engage sa responsabilité. Il peut être condamné à verser au locataire des dommages et intérêts pour le préjudice qu'il a subi.

Prenons un exemple 

Le loyer mensuel d'un appartement s'élève à 500 euros plus 50 euros de charges locatives, soit une dépense totale pour le locataire de 550 euros par mois. 
Lors de la régularisation annuelle, le propriétaire réclame au locataire un complément de charges d'un montant de 150 euros mensuels. 
Il y a un préjudice pour le locataire qui s'était engagé pour un loyer charges comprises de 550 euros, et qui, finalement, doit débourser chaque mois 700 euros.

En cas de désaccord sur le montant des provisions réclamées, le locataire peut entamer des démarches de contestation.

1ère étape : contacter le propriétaire

Il est toujours recommandé de tenter un arrangement à l'amiable. Pour cela, le locataire peut réclamer des explications auprès de son propriétaire.

Il est également conseillé de renforcer ses revendications en se basant sur des justificatifs (par exemple, une facture dont le montant est inférieur au montant estimé pour le poste concerné).

2ème étape : demander par écrit des justificatifs complémentaires

Le locataire adresse à son propriétaire bailleur un courrier recommandé avec accusé de réception. Il est nécessaire de préciser la nature de la contestation et/ou le motif de la revendication pour chaque charge contestée.

Exemple de lettre de contestation pour défaut d'envoi du décompte annuel