Comment et dans quels cas appliquer les charges réelles ?

Contrairement aux charges locatives forfaitaires, une provision sur charges est nécessaire lorsque le propriétaire opte pour une facturation au réel. Selon le décompte de charges de l'année précédente, le propriétaire fixe le montant à verser en plus du loyer au titre des charges locatives. 

Les charges locatives réelles s'appliquent aussi bien aux logements vides ou meublés.

Lorsque le propriétaire opte pour les charges réelles, il détermine une provision sur charges qui sera payée mensuellement. Pour correspondre aux dépenses effectives, une régularisation a lieu de façon annuelle. 

Comment calculer les charges locatives réelles via un budget prévisionnel ?

Lors de la signature du bail, le propriétaire établit un budget prévisionnel de charges en tenant compte des dépenses suivantes : 

• Les charges courantes : chauffage, production d'eau chaude et d'eau froide, électricité, entretien de l'immeuble, taxes et impôts ; 
• Les dépenses exceptionnelles : travaux d'entretien, de réparation ou d'amélioration des parties privatives et communes. 

Pour une première location, le propriétaire ne peut pas se baser sur un historique. Deux solutions s'offrent à lui pour calculer cette provision sur charges au plus juste : 

• Réclamer le budget prévisionnel au promoteur puis ramener les charges au tantième de copropriété. Ce mode de calcul s'avère complexe pour les bailleurs ; 
• Se référer aux charges moyennes constatées pour des biens immobiliers de même superficie.

La provision sur charges doit être calculée au plus juste pour éviter tout litige ou rotation fréquente de locataires en raison d'une régularisation de charges trop élevée. 

La régularisation des charges auprès du locataire

La régularisation annuelle des charges locatives réelles permet de déterminer le montant exact des charges que le locataire doit payer. Cette démarche est effectuée au cours du dernier trimestre de l'année civile, sur la base des dépenses réelles engagées par le propriétaire au cours de l'année.

Pour justifier les charges réclamées au locataire, il doit fournir les justificatifs des charges locatives effectivement réalisées. Factures ou relevés de charges seront laissés à la disposition du locataire pendant 6 mois. 

Un mois avant de procéder à la régularisation des charges, le bailleur transmet une copie du décompte de charges (ainsi que du mode de répartition entre les colocataires dans le cas d'une colocation).

Au besoin, il est possible de se référer à la notice d'information qui rappelle entre autres les modalités de calcul des dépenses de chauffage et de production d'eau chaude. 

Une fois cette régularisation effectuée, le solde final est calculé, et si le locataire doit payer un complément ou s'il est éligible à un remboursement, le propriétaire effectue les ajustements nécessaires et transmet le solde au locataire. Cela permet d'assurer la transparence et l'équité dans le traitement des charges locatives à la fin de la période de location.

Par ailleurs, certains syndics de copropriété précisent le caractère récupérable des charges sur les relevés de comptes afin de calculer facilement les sommes dues par le locataire. 

En cas de sommes versées à tort, il remboursera le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le locataire verse un complément. Il pourra ensuite réajuster le montant des charges pour l'année suivante. 

En fixant des charges locatives réelles, le propriétaire évite des pertes financières potentielles.
En effet, grâce à la régularisation des charges, le propriétaire peut ajuster les coûts réels auxquels il fait face, c'est-à-dire les dépenses réellement engagées pour les services et les dépenses liées à la location, et répercuter la différence entre ces coûts réels et les provisions pour charges payées par le locataire.

Une fois que le décompte des charges effectué, le bailleur procède à la dernière régularisation qui consiste à ajuster équitablement les charges entre le propriétaire et le locataire en fonction des dépenses réelles et à garantir que chacun paie sa part équitable.

Malgré ses avantages, l'application des charges locatives réelles présente tout de même un inconvénient majeur.

En effet, ce mode de fonctionnement est assez contraignant pour le bailleur puisqu'il doit suivre l'évolution des dépenses réelles chaque année pour ajuster le montant de la provision sur charges. Là où dans le cas des charges forfaitaires, les montants restent fixes pendant la durée du contrat de location.

De plus, les ajustements en fin d'année peuvent entraîner des désaccords entre le locataire et le propriétaire sur les montants à payer ou à rembourser.

Dans le cadre d'une location, le bailleur peut calculer les charges locatives de deux façons : le décompte au réel ou forfaitaire. Ces deux modes de fonctionnement présentent chacun des avantages. 

Simplicité et limite des charges forfaitaires

Le forfait de charges correspond à une somme fixe, qui ne change pas en cours de bail. Cependant, malgré sa facilité de gestion, aucune régularisation annuelle ne peut avoir lieu. 

Les charges forfaitaires sont donc plus faciles à gérer puisqu'il suffit de déterminer un montant dès le début du contrat de location. Ensuite, il n'a aucune démarche à réaliser.

Ce mode de calcul des charges n'est possible qu'avec un bail meublé. Pour une location vide, le propriétaire doit obligatoirement opter pour une provision sur charges (charges réelles). 

Charges locatives réelles : une bonne solution pour certains logements

Les charges réelles s'adaptent à la consommation des locataires. Chaque occupant possède un comportement spécifique et ce mode de fonctionnement assure de couvrir l'ensemble des dépenses générées pour le logement loué. 

Par exemple, dans le cas de logements anciens, de grande superficie ou dans des zones climatiques froides, le recours aux charges réelles s'avère davantage adapté. En effet, leur consommation énergétique élevée peut générer des dépenses conséquentes. Le propriétaire pourra éprouver des difficultés à déterminer des charges forfaitaires précises. 

La provision sur charges exige que le bailleur procède à une régularisation annuelle. Cependant, toutes les charges ne sont pas récupérables. Il doit se référer au décret n°87-713 du 26 août 1987 pour calculer le montant des charges à récupérer auprès du locataire. 

Le décret du 26 août 1987 dresse la liste exhaustive des charges locatives récupérables. Chaque bailleur peut donc s'y référer pour savoir quelles sont celles à facturer au locataire. 

Que comprennent les charges locatives courantes ? 

Une fois que le bailleur reçoit le décompte de charges, il peut demander un remboursement au locataire pour les dépenses suivantes : 

• Électricité, exploitation, menues réparations des ascenseurs et monte-charges ; 
• Eau chaude, eau froide et chauffage collectif ; 
• Chauffage et production d'eau chaude dans les parties privatives ; 
• L'électricité, l'entretien, la réparation et les frais de personnel d'entretien des parties communes ; 
• Entretien des espaces extérieurs ; 
• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères et autres redevances ; 
• Le salaire, les charges sociales et fiscales liées au gardien ou au concierge. 

Que comprennent les charges exceptionnelles ?

Les charges exceptionnelles correspondent à des dépenses ponctuelles qui ne sont pas intégrées dans le budget prévisionnel de charges : 

• Travaux d'entretien, de réparation ou d'amélioration des parties communes ou privatives
• Charges liées à des sinistres tels que des incendies ou des dégâts des eaux. 

Ces charges sont également récupérables mais elles doivent être justifiées. En effet, si elles sont trop élevées, elles peuvent être considérées comme une augmentation de loyer déguisée. Les charges exceptionnelles doivent être imputées au locataire dans les 6 mois suivant la réalisation des travaux ou la survenance du sinistre.

Que comprennent les charges non récupérables par le propriétaire ?

Toutes les charges liées à un logement loué ne sont pas récupérables auprès du locataire. Les dépenses suivantes sont donc uniquement à la charge du propriétaire : 

• Les frais relatifs à la gestion locative : frais d'agence, honoraires de syndic, frais de comptable ; 
• Les frais d'assurance multirisque habitation ou la responsabilité civile ; 
• Les impôts tels que la taxe foncière ou la taxe d'habitation sur les résidences secondaires ;
• Les travaux d'amélioration des parties privatives : ravalement de façade, réfection de toiture, etc.