Quand et selon quelles modalités peut-on convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) est convoquée lorsqu’une prise de décision ne peut être différée jusqu’à la prochaine assemblée générale ordinaire (AGO). Dans une copropriété, on distingue trois types de situations qui peuvent conduire le syndic à convoquer une AGE :

1— Convocation en cas d’urgence dans la copropriété

Certains événements exigent une prise de décision rapide du syndicat des copropriétaires. La convocation d’une AGE est alors nécessaire pour adopter des mesures urgentes, sans attendre la tenue annuelle de l’AGO. Ces situations concernent par exemple : 

• Un sinistre dans les parties communes ou les lots privatifs.
• Une obligation immédiate de mise en conformité administrative ou réglementaire.
• Une menace pour la sécurité des résidents ou de l’immeuble (balcon fragilisé, installation électrique défectueuse, etc.).
• Un litige avec un prestataire engageant la responsabilité de la copropriété.
• Un risque financier pour la copropriété nécessitant une décision rapide comme un appel de fonds exceptionnel.

2— Décisions nécessitant une assemblée générale extraordinaire

Certaines décisions ne relèvent pas de la gestion courante de la copropriété. Elles doivent donc être soumises à un vote spécifique en assemblée générale extraordinaire. Il s’agit notamment : 

• d’une modification du règlement de copropriété ;
• de l’approbation de travaux importants non prévus au budget prévisionnel ;
• de la vente ou l’acquisition de parties communes ;
• d’une demande de prêt au nom du syndicat des copropriétaires.

3— Demande d’AGE par certains copropriétaires

Une AGE peut aussi être convoquée à la demande de copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat. Cette demande concerne par exemple : 

• un litige relatif à la gestion de l’immeuble par le syndic en place ;
• la résiliation du contrat d’un prestataire ou la désignation d’un nouveau ;
• la réalisation de travaux urgents non programmés ;
• toute autre question jugée prioritaire.

Le syndic est tenu de donner suite à cette demande, sauf s’il justifie d’un refus légitime. En cas de silence ou de rejet injustifié, les copropriétaires peuvent saisir le tribunal judiciaire. Le juge peut alors exiger la convocation de l'assemblée ou désigner un administrateur provisoire.

En copropriété, la procédure pour convoquer une assemblée générale extraordinaire est encadrée par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Ces textes précisent les conditions à respecter (compétence, forme, délais).

Personnes habilitées à initier l’assemblée de copropriété

La convocation d’une AGE peut être initiée par l'un des acteurs suivants :

• Le syndic, de sa propre initiative, lorsqu’une question doit être débattue en dehors de l’assemblée générale ordinaire (urgence ou besoin particulier). 
• Le conseil syndical, qui peut demander au syndic, par courrier motivé, de convoquer une AGE sur un ou plusieurs points spécifiques.
• Un groupe de copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au syndic.
• Le président du tribunal judiciaire saisi en référé si le syndic refuse de convoquer l’assemblée sans raison valable.

Mentions obligatoires d'une lettre de convocation

Pour être valable, la convocation à une assemblée générale extraordinaire doit contenir certaines informations essentielles, notamment :

• La date, l’heure et le lieu de tenue de l’assemblée.
• L’ordre du jour qui doit être précis, détaillé et limité aux questions devant faire l’objet d’un vote. 
• Les documents préparatoires au vote (devis, contrats, rapports techniques, etc.).
• Les modalités de participation (procuration, vote par correspondance si ce mode est autorisé).
• La mention, le cas échéant, d’une deuxième convocation si le quorum requis n’est pas atteint lors de la première assemblée.

Modes d'envoi autorisés

La convocation à l’AGE peut être transmise selon l’un des moyens suivants :

• par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• par remise en main propre contre signature ;
• par voie électronique, si le copropriétaire a donné son accord exprès et préalable à ce mode de communication ;
• par publication sur l'espace sécurisé de la copropriété, si cette modalité est prévue par le règlement de copropriété.

Quel que soit le mode de transmission, les preuves d’envoi et de réception peuvent être exigées par le juge en cas de contentieux.

Délais pour convoquer l’AGE

La loi impose un délai minimum de 21 jours calendaires entre l’envoi de la convocation et la date de l’AGE. Dans ce calcul, tous les jours sont comptabilisés, y compris les week-ends et jours fériés. 
Ce délai commence à courir :

• En cas d'envoi par lettre RAR : à partir du lendemain de la première présentation de la convocation au domicile du copropriétaire.
• Pour une remise en main propre : à compter de la date de signature du récépissé.
• En cas d'envoi électronique : le jour de la réception.
• Pour une publication sur l'espace numérique : à la date de mise à disposition de la convocation.

Toutefois, en cas d’urgence, un délai plus court peut être toléré. Il doit cependant être justifié et accepté expressément par tous les copropriétaires. À défaut, la régularité de l’assemblée pourrait être contestée devant le tribunal judiciaire.

Le non-respect des règles légales applicables à la convocation d'une assemblée générale extraordinaire peut entraîner plusieurs conséquences tant pour la copropriété que pour le syndic :

Nullité des décisions adoptées en AG

Lorsque la convocation ne respecte pas les exigences imposées par la loi (délai de 21 jours, mentions obligatoires, ordre du jour incomplet), les décisions votées peuvent être remises en cause. 

Les copropriétaires s’estimant lésés disposent alors d’un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour saisir le tribunal judiciaire, et demander l’annulation de la résolution concernée.

Responsabilité du syndic

En cas de manquement aux règles de convocation d’une AGE, le syndic, professionnel mandaté par le syndicat des copropriétaires, engage sa responsabilité civile. Les conséquences peuvent être :

• Sa révocation par l’assemblée générale pour faute de gestion ou négligence grave.
• L’obligation d’indemniser le syndicat des copropriétaires, en cas de préjudice.

Impacts sur la copropriété

Une convocation irrégulière peut perturber la gestion de l’immeuble, et entraîner :

• un retard d’exécution de travaux urgents ou obligatoires ;
• des pénalités lorsque les engagements contractuels avec des prestataires ne sont pas respectés ;
• des frais supplémentaires liés à l’organisation d’une nouvelle assemblée (convocation, location de salle, intervention d’un commissaire de justice, etc.) ;
• un blocage temporaire du fonctionnement de la copropriété parfois source de litiges entre copropriétaires.