La signature électronique du bail de location

Depuis les années 2000 (le 13 mars plus exactement), il est possible d’utiliser la signature électronique pour signer et parapher un document comme un bail de location. La loi précise son utilisation dans les termes suivants : 

Cette utilisation du numérique est également encouragée en 2018 par la loi Élan relative à l’évolution du logement et l’aménagement du numérique. 

Si la signature électronique possède une valeur légale identique à la signature manuscrite, son recours est quant à lui plus encadré. Pour être valable, la signature doit notamment correspondre aux règles prévues par le règlement « eIDAS » n°910/2014 en date du 23 juillet 2014.

Concrètement, la signature à distance permet de signer un document (en l'occurrence le bail de location), de façon dématérialisée. Le processus inclut d’authentifier l’identité de l’ensemble des signataires (locataire, propriétaire ou mandataire), et une fois signé, le document est crypté, il devient infalsifiable.  

En ce qui concerne le contrat de location, le bailleur qui désire avoir recours à la signature électronique doit procéder de la façon suivante :   

1. Compléter tous les renseignements nécessaires au contrat de location en ligne ; 
2. Vérifier que toutes les informations présentes sur le bail numérique sont correctes (coordonnées du locataire, du bailleur …) ; 
3. Transmettre une invitation par mail au locataire afin que ce dernier puisse signer le document grâce à un lien pour accéder à la lecture du document ; 
4. Signer le document et attendre de recevoir la signature locataire. 

Une fois consulté par toutes les parties concernées, le contrat est signé puis verrouillé par des algorithmes qui garantissent son intégrité. Les signatures vont alors apparaître sur le document qui sera directement téléchargeable en ligne. À la différence du bail papier sur lequel il est toujours possible d’ajouter des modifications, le bail électronique est définitif et non modifiable. 

Retenez également que le bail est ensuite stocké sur un serveur sécurisé pendant 10 ans, où sont consignées en plus du document les informations suivantes :

• Prénom et nom de chaque partie ;
• Adresse email ; 
• Adresse IP ; 
• Heure et date de la signature.

Chez BailFacile, vous pouvez rédiger votre contrat et le signer en ligne en quelques minutes avec la signature électronique.

Avant de faire signer le bail de location numérique à votre locataire, prenez le temps de vérifier que le contrat mentionne bien (et de façon correcte) les informations suivantes : 

• Le montant du loyer : en tant que bailleur assurez-vous que la valeur soit la bonne, mais également que le locataire sera en mesure de régler ses mensualités selon des modalités précises (paiement à terme échu ou terme à échoir, règle de 3 fois le montant du loyer). Ces informations doivent figurer dans le dossier de location. 
• Les clauses obligatoires au bail : le contrat doit comprendre certaines informations (sous peine de nullité) telles que l’identité du locataire, les coordonnées du bailleur, la surface habitable du bien, le montant du dépôt de garantie ainsi que du loyer …  
• La durée du bail : en général ce délai est de 1 an pour les locations meublées contre 3 ans pour les logements vides. 
• La présence des documents annexes obligatoires : en plus du contrat de location, le bail doit comprendre une notice d’informations sur les droits et devoirs des parties, un dossier de diagnostics techniques à jour ainsi que le règlement de copropriété. 

Gagner du temps 

Comme nous l’avons succinctement abordé précédemment, la signature électronique d’un bail de location présente plusieurs avantages. Le premier concerne le fait de pouvoir signer à distance son contrat de location. Inutile de se déplacer ou de prévoir un moment précis pour signer, propriétaire et locataire ont la possibilité de signer le contrat quand ils le souhaitent. Cela sous-entend le fait de pouvoir se pencher sur le bail de location après sa journée de travail, tranquillement chez soi.  Ces détails peuvent sembler superficiels, mais en pratique, ils limitent considérablement les risques de désistements et surtout incitent à la conclusion rapide du contrat de location. 

Plus encore, lorsque sur un format papier, le contrat de location nécessite d’être paraphé sur chaque pas avec les initiales du propriétaire et du locataire, sur un format électronique la seule signature suffit. Parapher devient en effet inutile dans la mesure ou en signant le document de façon dématérialisée vous donnez votre consentement pour l’intégralité du contrat ensuite verrouillé informatiquement. 

Simplifier les démarches : signer un contrat de bail par mail 

Opter pour une signature dématérialisée évite les erreurs de texte. Le document est à télécharger en ligne déjà pré rempli. Il contient toutes les actualisations légales et mentions obligatoires ce qui sécurise la transaction en même temps qu’il la simplifie. La création du document ainsi que le processus de signature sont désormais effectués en seulement quelques clics. Ce qui est d’autant plus pratique en présence d’une colocation ou le nombre de colocataires augmente les exemplaires à personnaliser et transmettre. 

Faire un geste pour l’environnement 

Enfin, utiliser la signature électronique c’est aussi faire un geste pour l’environnement. L’ensemble du processus étant digitalisé, chaque exemplaire est donc transmis aux parties par voie dématérialisée (le plus souvent par email). Notre formulaire de rédaction en ligne vous permet de mettre à jour le bail avant la signature si nécessaire, et ainsi d’éviter de devoir le réimprimer.

Les annexes 

Nous abordons depuis le début de cet article le cas de la signature électronique du bail, mais ce document n’est pas le seul à pouvoir être dématérialisé dans le milieu locatif. Ses annexes (diagnostics techniques, règlement de copropriété, inventaire des meubles …) peuvent également bénéficier de la signature électronique.

Depuis le 1er janvier 2022, l’acte de caution peut aussi être signé de façon dématérialisée. Cela représente une véritable avancée pour les garants, notamment lorsque ces derniers se trouvent géographiquement éloignés du locataire. 

Quid de l’état des lieux pour les signataires ? 

À ce jour, le seul document nécessitant encore la présence du locataire et son bailleur (ou mandataire) : c’est l’état des lieux. La présence des deux parties est en effet requise pour constater les éventuels désordres et dégradations présents dans le logement. Il est donc difficile de remplir en avance un document étant donné que dans la pratique le locataire doit pouvoir être présent et constater les observations du bailleur avant de signer.