Pourquoi et comment signer un bail à distance (tout en respectant la loi) ?

Signer un bail par procuration

Les signataires dans l’impossibilité de se déplacer peuvent donner une procuration à un proche afin que ce dernier réalise la démarche pour leur compte. Le mandataire se substitue au mandant pour la signature du contrat de location et éventuellement, la réalisation de l'état des lieux d'entrée. Pour cela, le principal concerné doit établir un mandat sous seing privé à présenter à l'autre partie.

Signer un bail par voie postale

Une autre solution consiste à imprimer le bail d'habitation et de l'envoyer à l'autre signataire par voie postale. Un bail de location par courrier a la même valeur juridique mais présente l'inconvénient d'engager des frais annexes (frais postaux) et de prendre un certain temps pour son acheminement.

Signer un bail électroniquement

La signature électronique offre un énorme gain de temps aussi bien au locataire qu'au bailleur. Lorsque les signataires ne peuvent pas se rencontrer physiquement, cette solution est à privilégier. Toutefois, il faudra disposer d'un outil numérique fiable pour apposer une signature certifiée.

La signature électronique du bail reste la solution la plus prisée aux dépens de la signature par procuration ou par voie postale. Ceci dit, étant donné qu’elle implique la manipulation d’un document dématérialisé, ce procédé suscite des interrogations sur la légalité du document signé.

Pour être reconnu par les autorités compétentes, le document doit présenter une signature électronique certifiée, les mentions obligatoires attendues par la loi ainsi que les annexes.

La signature électronique est légale mais réglementée

L’article 1367 du Code Civil reconnaît la valeur juridique de la signature électronique. Toutefois, sa conformité au règlement eIDAS n°910-2014 est essentielle pour qu'elle soit valide.

Ce règlement précise que la signature doit être :

• Personnelle et appartenir exclusivement à la personne signataire ;
• Sécurisée par un procédé fiable d'identification ;
• Indissociable du document sur lequel elle est délivrée ;
• Apposée sur un document qui respecte les conditions de forme du contrat de bail ainsi que ses mentions obligatoires.

Les mentions obligatoires du bail et ses annexes restent inchangées par rapport à un bail papier

Pour être valide, le bail de location, qu'on y appose une signature électronique ou non, doit respecter un certain nombre de mentions obligatoires. Cela comprend :

• La désignation des parties signataires (propriétaire bailleur, locataire et garants éventuels) ;
• Les caractéristiques du logement loué (adresse, étage, descriptif...) ;
• La durée du bail et ses conditions de renouvellement ;
• Le montant du loyer et des provisions pour charges, ainsi que leurs modalités de révision ; 
• Le montant du dépôt de garantie et ses modalités de restitution ;
• Les documents annexes obligatoires au bail locatif comme les diagnostics techniques, la notice d'information, un extrait du règlement de copropriété le cas échéant.

Pour éviter les risques de modification du contrat de bail en signature électronique, il est recommandé de transmettre le document au format PDF par e-mail ou via une plateforme sécurisée.

1. Création du contrat de location et partage à la signature

Pour proposer la signature du bail à distance, le propriétaire doit utiliser une solution de signature électronique. Il doit y partager le bail en y intégrant l’ensemble des informations requises. Certains documents peuvent également être annexés au bail (diagnostics obligatoires, règlement de copropriété, etc.).

2. Signature du contrat de location

Concrètement, comment se passe la signature d'un bail à distance ? Après la rédaction du contrat, un email est envoyé à chaque partie prenante. Celui-ci contient un lien permettant de lire et signer électroniquement le bail. Les signataires doivent saisir un code reçu par SMS pour authentifier leur signature. Cette dernière peut être apposée depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Une fois signés, les signataires ont la possibilité de télécharger le contrat.

3. Suivez et relancez vos signataires (si nécessaire)

4. Verrouillage et archivage du contrat de location

Une fois signé, le contrat de location est ensuite scellé électroniquement et automatiquement afin d’empêcher toute modification. Adieux les falsifications de contenus, dates ou signatures !

Gagner en temps et en simplicité

La signature électronique d'un bail permet aux propriétaires et locataires d'éviter les rendez-vous, déplacements physiques et paraphages multiples, générant ainsi un gain de temps significatif. Chacun peut consulter et signer le contrat à sa convenance, depuis n'importe quel appareil. Avec une interface intuitive qui guide chaque étape, le signataire dispose également du temps nécessaire pour lire, vérifier et signer chaque page à son rythme.

Optimiser la gestion administrative

La signature électronique allège significativement les tâches administratives pour les propriétaires (signature, classement, copie et partage du bail, etc.).

Accélérer la mise en location

En fluidifiant la conclusion des baux, la signature électronique accélère la location des biens immobiliers. Elle réduit les périodes sans locataire et facilite l'accès au logement, offrant une fois encore un gain de temps et d'efficacité pour le propriétaire comme pour les locataires.

Sécuriser le processus locatif

La signature électronique d'un bail offre une sécurité renforcée pour le bailleur et le locataire. Elle limite les risques de désistement et permet une signature rapide et rassurante. Le document numérique évite les pertes postales, notamment dans le cas de signatures successives de colocataires. Stocké plusieurs années, le bail reste facilement accessible. Et, comme vu précédemment, sa nature électronique garantit une traçabilité et une intégrité totales, rendant toute modification ou falsification impossible.