Comment faire un état des lieux juste et efficace pour le propriétaire et le locataire ?

L'état des lieux vient décrire la situation d’un logement à un instant T : l'entrée du locataire dans le bien et par la suite sa sortie des lieux. Il s’agit donc d’une photographie de ces deux moments précis qui servira ensuite de moyen de comparaison pour le propriétaire bailleur. Pour faire simple, au moment de la sortie du locataire, deux cas de figure peuvent se présenter :  

1. Cas 1 : le propriétaire ne soulève pas de dégradation entre l’état des lieux d’entrée et de sortie : le locataire peut repartir avec son dépôt de garantie intact à la fin du contrat de location ; 
2. Cas 2 : des détériorations sont identifiées entre l’état des lieux d’entrée et de sortie : le dépôt de garantie du locataire est dans ce cas grevé par le montant des travaux de remise en état.  

En cas de litige entre les parties, l’état des lieux peut aussi faire office de preuve. 

La réalisation de l’état des lieux assure un protection des propriétaires, de leur investissement et prévient dans le même temps tout conflit futur avec le locataire. Si vous êtes propriétaire bailleur, voici comment procéder pour faire un état des lieux juste et complet :

1. Fixez une date avec le locataire pour la visite du logement : Il est important que le bailleur et le locataire soient présents lors de la visite (l’état des lieux est un acte contradictoire). Définissez une date et une heure qui conviennent aux deux parties.
2. Préparez-vous pour la visite : avant la visite, assurez-vous que le logement est propre et bien rangé. Préparez une liste des éléments que vous allez vérifier et des endroits que vous allez examiner.
3. Imprimez le modèle d'état des lieux et conforme à la loi Alur de Bail Facile, qui inclut l'inventaire des clés et les relevés de compteurs. 
4. Inspectez le logement pièce par pièce : commencez par l'entrée et contrôlez chaque pièce du logement. Examinez l'état des murs, des sols, des plafonds, des portes, des fenêtres, des interrupteurs et des prises électriques. Notez tout défaut, tache, rayure ou fissure que vous remarquez sur une grille de vétusté.
5. Vérifiez les équipements : assurez-vous que tout le matériel fonctionne correctement. Testez les appareils électroménagers, les robinets, les serrures et les volets roulants.
6. Prenez des photos : prenez des photos des différents défauts que vous avez notés, cela vous permettra d'avoir une preuve visuelle de l'état du logement.
7. Établissez un document écrit : durant l’état des lieux, élaborez un document écrit en autant d’exemplaires qu’il existe de parties au contrat. 
8. Mentionnez la date et l'heure de la visite, le nom du ou des locataires et du propriétaire et recueillez la signature de toutes les parties. 
9. Demandez au locataire de signer le document en reconnaissance de l'état du logement et en acceptant les défauts relevés. Si le locataire refuse de signer, cela doit être mentionné sur le document.

En suivant ces étapes, le propriétaire réalise un état des lieux juste et précis constaté par écrit, sur support papier ou sous forme électronique puis signé et daté de la main du propriétaire et du (ou des) locataire(s). 

Qui a le droit de faire un état des lieux ? Le propriétaire peut-il se faire représenter ? 

Il est important de souligner que l'état des lieux doit être contradictoire, c'est-à-dire effectué par différents acteurs tels que : 

• Le propriétaire (l’état des lieux est dans ce cas gratuit pour le propriétaire et le locataire) ; 
• Le locataire ; 
• Par un tiers mandaté par l'une des parties par une procuration d'état des lieux. Cela signifie que la personne qui réalise l'état des lieux doit être en mesure de vérifier l'état du logement et de dresser un rapport détaillé.

La plupart du temps : le propriétaire est la personne qui accomplit l'état des lieux, en présence du locataire. Mais dans certains cas, le locataire peut aussi demander la présence d'un tiers de son choix pour réaliser l'état des lieux. 

L'état des lieux : gratuit ou payant ? 

En fonction de la personne chargée de procéder à l’état des lieux, l’acte peut également être gratuit ou payant : 

• L’état des lieux est gratuit lorsque le propriétaire décide de gérer lui-même l’entrée et la sortie du locataire ou des locataires. 
• L’état des lieux est payant lorsqu’un professionnel se charge de réaliser l’acte en lieu et place du propriétaire. Attention, si les parties décident de faire appel à un tiers pour effectuer l'état des lieux, il est important de choisir une personne qualifiée et compétente. Les professionnels en capacité de faire un état des lieux sont les commissaires de justice (autrefois appelés huissiers de justice) , les agents immobiliers et les diagnostiqueurs immobiliers. 

Quel est le prix d'un état des lieux ?

Le prix d'un état des lieux dépend de plusieurs facteurs, à savoir : 

• La région dans laquelle se trouve le bien ;
• La taille du logement ; 
• Le nombre de pièces ; 
• Le professionnel chargé de l'état des lieux.

Un état des lieux devient payant lorsque l’acte est réalisé par un professionnel (une agence immobilière, un expert en état des lieux ou un diagnostiqueur par exemple). Son coût peut varier entre 100€ et 300€ euros (selon les critères établis précédemment). 

Du côté du locataire, l'état des lieux est une étape tout aussi importante. Le document vient en effet décrire l'état du logement avant et après le contrat de location (aussi il est possible d'utiliser le même document pour l'état des lieux d'entrée et de sortie). Les locataires ont donc un rôle considérable à jouer pour garantir la précision de l'état des lieux. 

À ce stade, il convient pour le locataire d’adopter les bons réflexes en se mettant au fait de ce que la loi attend de lui lors de la réalisation d’un état des lieux. Si vous vous trouvez dans cette situation, voici la marche à suivre :  

1. Soyez présent lors de l'état des lieux : le locataire doit être présent lors de l'état des lieux, car il peut apporter des précisions sur l'état du logement et poser des questions au propriétaire. Il est également recommandé d'arriver à l'heure pour la visite.
2. Inspectez le logement avec attention : Le locataire doit inspecter le logement pièce par pièce avec attention. Il doit vérifier l'état des murs, des sols, des plafonds, des portes, des fenêtres, des interrupteurs et des prises électriques. Il est important de signaler au propriétaire tous les défauts, les taches, les rayures ou les fissures qu'il remarque.
3. Vérifiez les équipements : le locataire doit vérifier que tous les équipements fonctionnent correctement (appareils électroménagers, robinets, serrures, volets roulants…)
4. Prenez des photos : le locataire doit prendre des photos de tous les défauts qu'il remarque. Cela permet d'avoir une preuve visuelle de l'état du logement.
5. Signez le document : après la visite, le locataire doit signer le document de l'état des lieux. Il doit prendre le temps de lire attentivement l’état des lieux afin de s'assurer que toutes les observations ont été consignées. Si le locataire ne signe pas le document, cela peut être considéré comme un refus de reconnaissance de l'état du logement.
6. Conservez une copie : le locataire doit conserver une copie de l'état des lieux. Cela permet de comparer l'état du logement à la fin de la location et de prouver que le locataire n'est pas responsable des éventuels dégâts constatés.

Quelles questions poser lors d'un état des lieux d’entrée ? Nos conseils

L’état des lieux d’entrée est également l'occasion pour le locataire de poser toutes les questions relatives à l'état du logement. Voici quelques-unes des interrogations les plus fréquentes que les locataires adressent à un propriétaire à l’occasion d’un état des lieux d’entrée : 

• Quels sont les équipements inclus dans le contrat de location ? Le locataire doit connaître quels sont les équipements inclus dans la location, tels que les appareils électroménagers, les meubles et les luminaires (pour un bail meublé).
• Comment fonctionnent les équipements ? Le locataire doit demander au propriétaire comment fonctionnent les équipements et les appareils électroménagers, tels que le lave-linge, le réfrigérateur ou la plaque de cuisson. Il est important de savoir comment utiliser ces équipements pour éviter tout endommagement.
• Qui est responsable des réparations ? Le locataire doit s'assurer de savoir qui est responsable des réparations en cas de problèmes dans le logement. Si le locataire est responsable, il doit savoir comment signaler les problèmes au propriétaire ou à l'agence immobilière.
• Comment fonctionne le système de chauffage ? Le locataire doit savoir comment fonctionne le système de chauffage, quel type de chauffage est utilisé et s'il y a des consignes particulières à respecter.
• Comment sont facturées les charges ? Le locataire doit savoir comment sont facturées les charges, telles que l'eau, l'électricité, le gaz ou les frais de copropriété.
• Comment fonctionnent les clés ? Le locataire doit savoir comment fonctionnent les clés du logement et combien de jeux de clés sont fournis. Il est également important de savoir ce qu'il faut faire en cas de perte de clés.

En posant ces questions, le locataire s'assure qu'il dispose de toutes les informations nécessaires sur le logement loué. Il évite de ce fait les éventuelles mauvaises surprises en cours de bail.

Combien de temps dure un état des lieux ?

La durée d'un état des lieux de sortie n'est pas précisée par la loi. Cependant, il est recommandé et d’usage de prendre le temps nécessaire pour faire une description précise de l'état du logement, de ses équipements et de son mobilier. En d’autres termes : ne vous précipitez pas. 

1. L’état des lieux de sortie négligé : le propriétaire redevable des détériorations du locataire

Si l’état des lieux de sortie est mal réalisé et que certaines dégradations ont été occultées par négligence, le propriétaire ne pourra tout simplement pas récupérer les sommes allouées aux travaux de remise en état sur le dépôt de garantie du locataire. Ce dernier sera dans ce cas contraint de régulariser les détériorations commises par le locataire avec ses deniers personnels. 

2. L’état des lieux d’entrée incomplet : la responsabilité du locataire engagée à tort 

Il en va de même pour le locataire. Ce dernier doit être particulièrement vigilant notamment lors de la tenue de l’état des lieux d’entrée. Pour éviter que certaines détériorations ne lui soient directement rattachées, le locataire doit identifier dès son entrée sur les lieux l’ensemble des désordres déjà présents à son arrivée. Autrement dit, il doit prendre le temps : 

• D’identifier toutes les dégradations déjà présentes au moment de l’état des lieux d’entrée ; 
• De contrôler que ces désordres soient bien mentionnés dans le document. 

Quand faire l’état des lieux de sortie d'une maison ? Qui fixe la date ? 

Tout comme la durée de l’état des lieux, la loi ne précise pas de délai particulier quant à la réalisation de l’état des lieux de sortie. L’usage veut que cette date soit convenue d'un commun accord entre le propriétaire bailleur et le locataire (de préférence une fois la lettre de résiliation du bail réceptionnée). Aucune des parties ne peut donc imposer à l’autre la date ou l'heure de l'état des lieux de sortie. 

En général, l'état des lieux est effectué pendant la période de préavis de départ, idéalement le même jour que la date de restitution des clés (ou au plus proche). L'intérêt est le suivant : limiter les contestations. 

État des lieux : Où trouver les textes de loi ? 

Les dispositions relatives à l’état des lieux (d’entrée comme de sortie) sont prévues par l’article 3-2 de la loi n° 89-462 de la loi de juillet 1989.