Charges de Copropriété Locataire | Liste des charges + Calcul

Une charge locative est une dépense qui profite au locataire comme l’entretien des parties communes ou le chauffage collectif. Ces frais sont dans un premier temps payés par le copropriétaire avant d’être répercutés sur le locataire. À proprement parler cette charge est donc récupérée sur le locataire.

Pour prendre un exemple, l’eau utilisée pour nettoyer les parties communes représente une charge récupérable. Elle est dans un premier réglée par le propriétaire puis remboursée par le locataire. À l’inverse, l’électricité utilisée dans le logement pour un usage privé représente une charge locative non récupérable. Le locataire doit personnellement souscrire un abonnement auprès d’une entreprise pour obtenir de l’électricité dans son logement sans que l'intervention du bailleur ne soit requise.

Mieux comprendre la nature des charges locatives récupérables est donc indispensable pour un propriétaire bailleur. Cela lui permet en effet d’obtenir le remboursement de certains frais.

Quelles sont les charges locatives ? La liste du décret 87 713

Justement, connaissez-vous la liste de toutes les charges de copropriété imputables au locataire ? Non ? Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 dresse à cet effet une liste exhaustive en intégrant notamment dans les charges récupérables certains postes de dépenses, comme :

Nous venons de voir quelles charges de copropriété pouvaient se répercuter sur le locataire. Analysons à présent celles qui ne lui sont pas imputables. Quelles sont-elles ? C’est plutôt simple, il s’agit de tout le reste. Autrement dit, les dépenses qui ne figurent pas dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987 restent à la charge du copropriétaire. On peut notamment citer l’entretien de la toiture de l’immeuble, le remplacement de ses gouttières, un ravalement de façade…

Côté locataire, lorsque l’eau et le chauffage ne sont pas inclus dans les charges de copropriété, cela signifie que ces installations individuelles doivent uniquement être supportées par l’occupant des lieux. Impossible de répercuter quoi que ce soit.

Maintenant que vous savez exactement quelles sont les charges récupérables, passons à la pratique : la méthode de calcul des charges locatives. En France, 2 régimes de calcul existent pour évaluer le montant des charges locatives, à savoir : le régime réel et le régime forfaitaire.

Le régime réel pour calculer les charges locatives

Le principe de provision sur charges

Si votre location porte sur un logement vide, aucune question à se poser : le régime réel s’applique automatiquement. Dans ce cas, en tant que propriétaire vous devez calculer une provision sur charges en vous basant sur le montant des charges locatives de l’année précédente.

Comment se passe la régularisation des charges locatives ?

Une fois par an, ces charges font l'objet d’une régularisation. Cela signifie que chaque année, le propriétaire doit reprendre l’ensemble des provisions versées par le locataire mensuellement et comparer ces montants avec le décompte actualisé (document indiquant les charges réelles de l’appartement) fournies par le syndic. Cette étape est très importante pour un bailleur désireux de mettre son bien en location et permet d’instaurer un climat de confiance entre un propriétaire et son locataire. Ainsi, lors de la mise en location d’un bien les informations doivent être claires et faire figurer le loyer hors charges séparé des charges de copropriété.

À l’occasion de la régularisation annuelle, 3 cas de figure peuvent ensuite se présenter :

1. Le montant versé par le locataire est identique aux charges réelles : aucune régularisation n’est à prévoir ;
2. Les provisions sur charges réglées par le locataire sont inférieures aux charges réelles annuelles : le locataire doit verser la différence au propriétaire bailleur ;
3. Les provisions sur charges sont supérieures aux charges réelles : le propriétaire bailleur doit rembourser la différence au locataire.

Imaginons par exemple que votre locataire règle 30 € de provisions sur charges par mois, soit 360 € (30 x 12) par an et que le montant des charges réellement consommées est de 300 €. Dans ce cas, vous devrez rembourser la différence à votre locataire (360€ - 300€), soit 60 €.

Attention, vous devez impérativement présenter ce calcul au locataire lors de la régularisation des charges au moyen d’une lettre simple ou recommandée

D’autre part, si l’écart est important, vous avez toujours la possibilité en tant que propriétaire de modifier le montant des charges locatives mensuelles. L’objectif ? Éviter d’avoir à procéder à un remboursement conséquent chaque année (ou inversement, demander au locataire une somme importante lors de la régularisation).

Le régime forfaitaire pour calculer les charges locatives

Si maintenant votre location est un logement meublé (ou une colocation), vous bénéficiez dans ce cas d’un droit d’option. Votre choix peut ainsi porter sur le régime réel ou le régime forfaitaire.

Avec le régime forfaitaire, les charges locatives récupérables correspondent à un prix fixe dont le locataire est redevable mensuellement. Bien évidemment, propriétaire et locataire doivent en amont de la signature du bail se mettre d’accord sur le montant de ces provisions.

Comment procéder au calcul des charges locatives ?

Dans tous les cas, le calcul des charges de copropriété imputables au locataire est essentiel pour que la location démarre dans de bonnes conditions. Des charges trop élevées pourraient en effet faire fuir un locataire. À l’inverse, une régularisation annuelle importante peut être un véritable désagrément pour l’occupant des lieux qui avance chaque mois des sommes qu’il ne doit pas.

Comment réussir alors à calculer les charges récupérables avec précision ? Pour y parvenir, vous devez vous munir d’un document essentiel : le dernier décompte des charges de copropriété. Pour information, ce document est chaque année transmis au copropriétaire une fois les comptes approuvés en AG.

Pourquoi ce décompte est-il si important ? Tout simplement parce qu’il regroupe bon nombre d’informations utiles (et essentielles) pour le calcul des charges locatives. Vous y trouverez ainsi votre quote-part ainsi que les tantièmes attachés à votre lot. De même le montant précis des charges y est inscrit selon la nature de chaque charge (eau chaude, eau froide, chauffage…).

Le décompte de charges intègre aussi la plupart du temps une colonne bien spécifique à droite intitulée « charges récupérables ». Cela vous facilite la vie puisqu’elle indique directement le montant des charges locatives à étaler sur l’année (à diviser par 12). Mais pour que ces chiffres correspondent, pensez toujours à utiliser le dernier décompte actualisé et à ajouter les montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Une fois le montant des charges récupérables obtenues, il est impératif d’intégrer son coût au contrat de bail en séparant bien : le loyer hors charges des provisions sur charges.

En définitive, pour obtenir le montant des charges locatives, il vous suffit de procéder au calcul suivant :

charges récupérables figurant sur le dernier arrêté de comptes + taxe d’ordures ménagères = charges locatives

Une fois la régularisation annuelle effectuée par le propriétaire, ce dernier doit ensuite adresser au locataire :

• Le décompte des charges locatives : ce document doit décortiquer chaque nature de charges (électricité, eau froide, eau chaude, etc.) notamment afin d'éviter les charges locatives abusives ;
• Le mode de répartition de ces charges collectives au sein de l’immeuble ;
• Une note d’information destinée à détailler le mode de calcul utilisé pour la facturation du chauffage et de la production d’eau chaude.

Ce n'est qu'une fois le locataire en possession de ces documents, qu'il doit alors régler la différence au propriétaire lorsque c’est nécessaire.