Comment gagner du temps et faire moins d'erreur grâce à la gestion automatisée d'une location ?

L’automatisation facilite la gestion des biens immobiliers en réduisant les tâches redondantes pour le bailleur, et en facilitant les échanges avec le locataire. Des plateformes de gestion locative à distance permettent d’automatiser plusieurs étapes, de la mise en location à la gestion quotidienne du bien. 

1. Automatisation des tâches administratives et contractuelles

• Publication des annonces de location : après la création de l’annonce conforme aux règles en vigueur (loi Alur, diagnostics obligatoires, etc.), elle est diffusée automatiquement sur les sites web spécialisés et réseaux sociaux. 
• Sélection des candidats : le système analyse les dossiers selon les critères pré-définis (revenus, garanties, historique locatif, etc.). Les profils les plus solides sont sélectionnés, mais c’est toujours au propriétaire de faire le choix final.
• Signature du bail : les contrats sont signés en ligne en quelques clics. Les plateformes comme BailFacile garantissent une signature conforme à la norme européenne eIDAS, reconnue par les tribunaux. Les documents sont ensuite stockés en toute sécurité, et accessibles à tout moment.

2. Suivi financier automatisé

• Encaissement des loyers : les montants sont prélevés automatiquement à la date prévue.
• Alerte de défaut de paiement : si un paiement n’est pas honoré, locataire et bailleurs sont alertés par l’envoi d’une notification. 
• Transmission des avis d’échéances et quittances de loyer : ces documents sont générés automatiquement puis transmis aux locataires.

3. Mises à jour simplifiées des documents locatifs 

• Révision des loyers : les loyers sont révisés automatiquement tous les ans sur la base de l’indice de référence des loyers (IRL) en vigueur.
• Rappel d’échéances : les bailleurs reçoivent des rappels concernant leurs obligations légales et techniques (renouvellement des diagnostics, entretien de la chaudière, contrôle des équipements).

4. Communication et échanges optimisés

• Les locataires peuvent signaler un incident directement en ligne. La plateforme centralise tous les messages entre bailleurs et locataires. 
• Les locataires reçoivent des alertes pour les échéances importantes (paiement du loyer, renouvellement du bail).

Certaines démarches ne peuvent être réalisées sans l'intervention du propriétaire. En voici une liste non exhaustive :

1. Les tâches nécessitant une présence physique

• L’état des lieux d’entrée et de sortie : un logiciel peut générer un modèle de rapport, mais une intervention humaine est indispensable pour évaluer l’usure normale et détecter d’éventuels dommages.
• La supervision des gros travaux : même si les devis peuvent être comparés en ligne, la vérification de la qualité des ouvrages et leur conformité nécessite une présence sur place.

2. Les décisions impliquant un jugement humain

• La sélection de locataires aux profils atypiques : certains candidats (freelances, expatriés, jeunes actifs) peuvent être écartés par l’algorithme, même s’ils représentent de bons profils. L'intervention du propriétaire est nécessaire pour examiner et décider de leur fiabilité.
• La gestion de situations d’urgence : en cas de sinistre (incendie, dégât des eaux), une intervention humaine est nécessaire pour contacter les assureurs et organiser les réparations.

L’automatisation transforme la gestion locative en simplifiant les tâches administratives et en réduisant la charge de travail. Elle aide les bailleurs à gagner du temps et à mieux respecter leurs obligations légales. Par ailleurs, elle améliore l’expérience des locataires.

Gestion locative traditionnelle ou automatisée : ce qui change au quotidien

Imaginons Nicolas et Aline, tous deux propriétaires d’un bien en location longue durée. Nicolas gère son bien de manière traditionnelle, tandis qu’Aline a opté pour un abonnement auprès de BailFacile, une plateforme de gestion locative à distance. Examinons le quotidien de ces deux investisseurs.

1— La gestion des loyers 

• Sans automatisation, Nicolas doit vérifier tous les mois la réception des loyers, et relancer les locataires en cas de retard. Il reporte ensuite manuellement les montants sur un document Excel pour assurer le suivi. S'agissant d'un impayé, Nicolas doit chercher la bonne procédure à suivre et les modèles de lettres conformes à la réglementation à adresser au locataire. 
• Pour Aline, tout est plus simple. Les loyers sont prélevés automatiquement à la date prévue. En cas de retard, la plateforme lui envoie une alerte, et adresse un rappel au locataire. Si un impayé persiste, elle dispose de la documentation utile et des courriers types conformes pour régler le problème efficacement. 

 2— Le suivi administratif 

• Nicolas doit penser au renouvellement du bail et des diagnostics obligatoires sous peine de sanction. Par ailleurs, il doit, chaque année, calculer et appliquer l'augmentation de loyer selon le dernier IRL publié, à condition toutefois d'avoir inclus la clause de révision annuelle lors de la signature du bail.
• Avec l'outil de gestion automatisée, Aline bénéficie d'un bail solide, intégrant toutes les clauses essentielles. Elle est informée des échéances importantes comme le renouvellement du bail ou la mise à jour des diagnostics. Concernant l'augmentation annuelle des loyers, la plateforme la calcule automatiquement selon le dernier indice en vigueur.

Les bénéfices de la gestion automatisée pour bailleurs et locataires 

Voici, en résumé, les principaux avantages de la gestion locative automatisée :

Pour les bailleurs

• Moins de tâches répétitives et chronophages.
• Diminution du risque d’oublis grâce aux rappels automatiques.
• Gestion simplifiée des loyers, relances et interventions techniques.
• Possibilité de déduire une partie de l'abonnement à la plateforme de location de ses revenus locatifs

Pour les locataires

• Accès aux documents importants en ligne et à tout moment.
• Échanges améliorés entre le bailleur et le locataire grâce à une plateforme centralisée.

L’automatisation améliore l'efficacité d'une gestion immobilière en ligne. Il est toutefois important de choisir la bonne solution. Voici les critères à prendre en compte pour trouver un outil adapté à ses besoins.

• Une application intuitive et simple à utiliser : le principal objectif de l’automatisation consiste à faire gagner du temps au bailleur. Aussi, la navigation doit être facile et rapide pour les utilisateurs.
• Un logiciel conforme aux obligations légales : l’outil doit générer des documents conformes et assurer les mises à jour réglementaires.
• Un support client réactif et efficace : même avec un bon outil, les propriétaires peuvent avoir des interrogations ou des besoins d’accompagnement. La plateforme doit proposer un service client accessible facilement (chat en ligne, assistance téléphonique, centre d’aide). BaiFacile propose une assistance joignable 7j/7 pour répondre aux préoccupations des propriétaires bailleurs.
• Des fonctionnalités adaptées aux besoins : le logiciel doit correspondre aux besoins du propriétaire (gestion financière, suivi des interventions, communication automatisée).