Qui peut assister légalement à un état des lieux ?

Faire un état des lieux correspond à détailler un inventaire du bien immobilier mis en location. Il est réalisé à deux occasions : avant l'entrée du locataire et après son départ. 

Étonnamment, l’état des lieux n’est pas obligatoire. Pourtant, lorsqu'il est rédigé, la loi Alur de 2014 prévoit différents éléments que doit impérativement contenir le document pour être pourvu de valeur juridique. Vous l'aurez compris, dans les faits ce document reste donc indispensable pour prévenir tout litige entre les parties. 

Le justificatif vient en effet de délimiter la responsabilité du propriétaire tout comme celle du locataire. Concrètement, si des dégradations sont survenues entre l’état des lieux d’entrée et de sortie (en dehors de l’usure normale) : le locataire est tenu au paiement des réparations. 

En revanche, si les désordres étaient antérieurs : le montant des travaux reste à la charge du propriétaire. L’état des lieux est donc un moyen d’établir une base quant à l’état de la location au moment où le locataire récupère les clés. 

En France, pour que l'état des lieux doit être contradictoire pour être soit valide, c'est-à-dire qu'il doit se faire en présence des signataires du bail, à savoir : 

• Le locataire :  sa présence est indispensable lors de l'état des lieux, ce denier doit en effet pouvoir constater l'état du logement avant de l'occuper et au moment de son départ. Pour ce faire il peut être accompagné d’un membre de sa famille, d’un ami ou d’un tiers ; 
• Le bailleur : il s’agit de la personne qui loue le logement au locataire. Il doit être présent lors de l'état des lieux pour inventorier l'état du bien immobilier à l'arrivée du locataire et au moment de sa sortie. Ce dernier peut également être représenté par un mandataire, une agence immobilière ou un expert en état des lieux par exemple. 

Il est important de noter que les deux parties doivent être présentes à l'état des lieux afin de vérifier ensemble l'état du logement et de constater les éventuelles dégradations ou anomalies. Si une des parties ne peut être présente, il est conseillé de prendre des photos ou de filmer l'état des lieux pour avoir une preuve en cas de litige ultérieur.

L'état des lieux doit ensuite être rempli en autant d’exemplaires qu’il existe de parties. 

Les proches peuvent assister le locataire durant l'état des lieux 

Lors de la réalisation de l'état des lieux, il est tout à fait possible que le locataire soit accompagné de tiers. Cependant, ces personnes ne peuvent pas intervenir dans la rédaction du document ou donner leur avis sur l'état du logement.

Mais qui peut concrètement assister à un état des lieux avec le locataire ? Ce dernier peut venir à l’état des lieux d'entrée ou de sortie en compagnie de : 

• Son conjoint ; 
• Un membre de sa famille ; 
• Un ami ; 
• Un représentant d'une association de défense des locataires.

La liste peut être encore longue dans la mesure ou le locataire peut être accompagné par toute personne de son choix.

Le locataire peut-il être absent lors de l'état des lieux ? Qui peut le représenter ? 

En matière d’état des lieux, le principe est clair : le locataire à tout intérêt à être présent. Ce dernier doit venir constater l'état du logement avant de l'occuper ainsi qu’au moment de son départ. 

Néanmoins, dans certains cas, le locataire peut se retrouver dans l’impossibilité de se rendre à l'état des lieux (hospitalisation, déplacement professionnel…).  Dans cette situation, il peut alors désigner un représentant pour le remplacer grâce à une lettre de procuration pour un état des lieux. Attention, le représentant doit être une personne de confiance. Cela peut être un ami ou un membre de la famille ou encore un professionnel, tel qu'un agent immobilier.

D’autre part, il est important que le représentant ait une connaissance suffisante de l’immobilier afin qu’il puisse constater l'état du logement avec un œil aguerri. Le représentant doit également avoir matière à documenter l'état du logement (prendre des photos et des vidéos).

Enfin, pour que cette représentation soit légalement admise, le représentant doit être muni d'une procuration signée par le locataire et d'une pièce d'identité.

En résumé, n’est pas représentant qui veut. Le locataire à tout intérêt à choisir une personne : 

1. De confiance : un ami, un membre de la famille ou un professionnel ; 
2. Avec une connaissance suffisante du logement ; 
3. En capacité de prendre des photos et vidéos du logement qu’il pourra ensuite transmettre au locataire ; 
4. Qui détient une procuration signée de la main du locataire. 

Comment ne pas se faire avoir lors d'un état des lieux ? Les points de vigilance

Pour éviter des litiges ultérieurs avec le propriétaire, il est important de prendre le temps de bien réaliser l’état des lieux. Et pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques astuces  :

1. Être présent en personne : si possible, le locataire doit être présent lors de l'état des lieux pour constater lui-même l'état du logement. Si vous ne pouvez pas être présent, désignez un représentant (de confiance) pour vous accompagner. 
2. Être minutieux : lors de l'état des lieux, allez dans le détail et examinez chaque pièce du logement. Vérifiez les murs, les sols, les plafonds, les fenêtres, les équipements électriques et sanitaires, etc. Tout doit être passé au crible. 
3. Prendre des photos : documentez l’état des lieux à l’aide de photos ou de vidéos de chaque pièce du logement.
4. Émettre des réserves : si vous constatez des défauts ou des dommages lors de l'état des lieux, faites-en des réserves écrites et signées par les deux parties. Cela vous permettra de prouver que ces dommages existaient avant votre arrivée dans le logement.
5. Ne pas hésiter à demander des explications : si vous ne comprenez pas une clause ou une annotation sur l'état des lieux, n'hésitez pas à demander des explications au propriétaire.

En somme, pour ne pas se faire avoir lors d'un état des lieux, il est important d'être le mieux préparé possible, minutieux et documenté. En cas de litige ultérieur, retenez que l'état des lieux sera la pièce maîtresse pour établir les responsabilités et déterminer les éventuelles réparations à effectuer.

Les accompagnants du propriétaire durant l'état des lieux d'entrée ou de sortie

Pour le propriétaire, la présence d’un tiers peut également avoir une valeur ajoutée (une agence immobilière, un commissaire de justice, un expert en bâtiment…).

Pourquoi ? Ces tiers vont fournir une expertise et déterminer l'état du logement de façon plus précise. Attention, tout comme pour les accompagnants du locataire, les tiers venus assister le propriétaire ne peuvent pas intervenir dans la rédaction du document.

Il est également important de noter que la présence de ces personnes lors de l'état des lieux doit être signalée à l'avance au locataire. Cette information peut être transmise par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel.

Le propriétaire peut-il être absent lors de l'état des lieux ? Qui le représente ? 

Il est aussi possible que le propriétaire ne puisse pas être présent lors de l'état des lieux d’entrée ou de sortie. Dans ce cas, le bailleur peut désigner une personne qui le représentera. Ce tiers peut être un proche (un ami, un membre de la famille) ou bien un professionnel (agent immobilier, commissaire de justice …).

Ici encore la personne désignée doit être suffisamment informée sur l'état du logement avant l'entrée du locataire (ou être en mesure de constater l’état du bien à la sortie du locataire). 

Enfin, le représentant doit être muni d'une procuration signée par le propriétaire et d'une pièce d'identité. 

Les professionnels habilités à réaliser l’état des lieux à la place du propriétaire

L'état des lieux est un document important qui permet de constater l'état d'un logement à l'entrée et à la sortie du locataire. Bien que le propriétaire soit normalement présent lors de l'état des lieux, il est possible de faire appel à un professionnel pour le réaliser à sa place.

Et en la matière, plusieurs professionnels sont habilités à l’effectuer. Il est ainsi possible de faire appel à : 

• Un agent immobilier : l’agent immobilier est habitué à la réalisation d'états des lieux et possède une connaissance approfondie des règles légales en la matière ; 
• Un commissaire de justice : autrefois appelé huissier de justice , ce dernier dispose d’une compétence légale pour dresser un état des lieux (l'état des lieux dressé par un commissaire de justice a une valeur probante renforcée en cas de litige) ; 
• Certains experts en bâtiment (diagnostiqueurs, architectes, experts en construction …) : ces professionnels ont une connaissance approfondie des matériaux de construction et peuvent détecter les éventuels vices cachés du logement.

Si chacun de ces professionnels possède une compétence spécifique pour réaliser l'état des lieux, le choix final revient au propriétaire (cela varie en fonction de ses besoins, de ses préférences et de ses connaissances). Le bailleur est également tout à fait libre de s’en passer en assurant sa seule présence. Dans ce cas il pourra s'appuyer sur la documentation suivante : 

• L’état des lieux d’entrée ou de sortie conforme à la loi Alur de Bail Facile ; 
• Une grille de vétusté destinée à mentionner correctement les éventuelles anomalies présentes dans le bien. 

Nous l’avons vu, le propriétaire comme le locataire peuvent être accompagnés ou représentés durant l'état des lieux.  Il est néanmoins impératif que toutes les parties soient informées de leur présence à l'avance. 

Pour ce faire, l’information peut être transmise par courrier recommandé avec accusé de réception ou par mail. 

Il est également conseillé que toutes les parties présentes lors de l'état des lieux signent le document pour attester de leur présence et de la véracité des informations qui y sont mentionnées.