Quand et comment procéder au calcul d'un loyer au prorata ?

Dans le cas d'une location immobilière, le terme « prorata temporis » (« en proportion du temps » en latin) désigne la répartition proportionnelle du montant du loyer en fonction du temps réellement passé dans le logement. En d'autres termes, il permet d'ajuster le prix du loyer en fonction de la durée effective d'occupation du locataire.

Par exemple, si le locataire quitte les lieux le 20 du mois, il ne sera redevable que du loyer correspondant aux 20 jours d'occupation.

Le calcul d'un loyer au prorata est généralement nécessaire dans les situations suivantes :

1. Au début ou à la fin d'un bail en cours de mois : lorsqu'un locataire emménage ou déménage en cours de mois, le loyer est ajusté pour tenir compte de la période réelle d'occupation.
   Par exemple, si un locataire emménage le 6 du mois, le propriétaire peut choisir de lui appliquer un loyer au prorata temporis pour le premier mois, ou d'établir un calendrier de paiement mensuel commençant le 6 de chaque mois.  
2. En cas d'occupation prolongée après la fin du bail : si le locataire demeure dans le logement quelques jours après la fin du bail, le loyer pour cette période supplémentaire doit être calculé au prorata de la durée d'occupation.
3. En cas de départ anticipé du locataire : si, avec l'accord du propriétaire, le locataire quitte le logement avant la fin de la période de préavis, par exemple s'il a trouvé un remplaçant, le loyer pour la période d'occupation effective sera ajusté au prorata. 

Il est à noter qu'en cas de signature d'un bail le premier du mois, le propriétaire n'est pas tenu de calculer le loyer du premier mois au prorata temporis si le locataire décide d'emménager dans les lieux plus tard. De même, si la durée du préavis au moment du départ du locataire court jusqu'à la fin du mois et que celui-ci décide de déménager plus tôt, le prorata temporis n'est pas appliqué.

Règles de calcul et formules

Pour calculer le loyer au prorata, il existe 3 méthodes distinctes :

1. Calcul basé sur le nombre de jours dans l'année : 
   (nombre de jours d'occupation / 365 jours) x (loyer mensuel charges comprises x 12 mois).
2. Calcul basé sur le nombre de jours dans le mois :
   (loyer mensuel charges comprises x nombre de jours d'occupation effective ) / nombre de jours dans le mois concerné.
3. Calcul basé sur le mois « bancaire », qui suppose que chaque mois comporte 30 jours :
   (nombre de jours d'occupation effective / 30 jours) x loyer mensuel charges comprises.

Il est recommandé au propriétaire d'intégrer dans le contrat de location la méthode de calcul qui sera employée afin d'éviter tout litige au moment du départ du locataire et du calcul du prorata de loyer. 

Exemples de calculs du loyer et des charges au prorata des jours d'occupation du logement

Imaginons que le loyer mensuel soit de 1 000 € charges comprises et que le locataire occupe le bien du 15 au 31 janvier. Dans ce cas, le calcul du loyer au prorata pour le mois de janvier serait de :

- Selon la méthode 1 basée sur le nombre de jours dans l'année :

(17 jours / 365 jours) x (1 000 € x 12 mois) = 558,90 €

- Selon la méthode 2 basée sur le nombre de jours dans le mois (28, 29, 30 ou 31) :

(1 000 € x 17 jours) / 31 jours en janvier = 548,39 €

- Selon la méthode 3 basée sur le mois « bancaire » :

(17 jours / 30 jours) x 1 000 € = 566,67 €