Dossier de location | Quels documents fournir et comment les préparer ?

Pour mettre toutes les chances de votre côté, un dossier de location doit contenir l’ensemble des pièces justificatives exigées par le propriétaire ou l'agence immobilière qui le représente. Ces différentes informations servent un but unique : rassurer votre interlocuteur quant à votre situation avant de vous confier la location de son bien.

La pièce d’identité 

Démarrons par l’élément indispensable à tout dossier de location : la pièce d’identité. Pour attester de votre identité, différents documents pourront être fournis au propriétaire comme : 

• Une carte d’identité ;
• Un passeport ;
• Un permis de conduire ;
• Un titre de séjour ;
• Une carte de résident ;
• Une carte de ressortissant d’un autre État membre de l’Union européenne.

Sachez également que seule une pièce d’identité en cours de validité sera jugée recevable par le propriétaire. Pensez donc à bien regarder la date d’expiration de chacun de vos documents avant de les soumettre. 

Le justificatif de domicile 

Le propriétaire peut également vous demander de lui transmettre un justificatif de domicile. Cela peut-être :

• Une attestation de l’ancien propriétaire stipulant que vous êtes à jour de vos loyers ;
• Les 3 dernières quittances de loyer ;
• Le dernier avis de taxe foncière ;
• Une attestation d’élection de domicile. 

Et si vous n'êtes actuellement pas locataire, mais simple occupant du logement de vos parents ou de l’un de vos proches ? Une attestation sur l’honneur ou une attestation d'hébergement sont dans ce cas requises indiquant que le candidat à la location réside bien à son domicile. 

Le justificatif de situation professionnelle 

Sachez que le propriétaire est également en droit de vous demander un ou plusieurs justificatifs attestant de votre situation professionnelle. Il pourra notamment exiger : 

• Un contrat de travail ; 
• Une convention de stage ; 
• Une attestation d’employeur ; 
• Une carte d’étudiant ; 
• Un certificat de scolarité ; 
• Une carte professionnelle dans le cadre d’une profession libérale ; 
• Une copie du certificat d’immatriculation pour les indépendants ;
• Toute pièce permettant de justifier votre activité professionnelle. 

Les justificatifs de ressources 

Concernant les justificatifs de ressources, la liberté revient là encore au propriétaire d’exiger différents documents (dans la limite des pièces justificatives énumérées par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015), à savoir :  

• Les bulletins de salaire des 3 derniers mois (ne vous risquez pas à transmettre de fausses fiches de paie pour un logement) ; 
• Un justificatif d'indemnités de stage ; 
• Un justificatif d'attribution de bourse ;
• Un avis d'imposition récent ,année en cours de préférence (découvrez la vérification d'avis d'imposition) ;
• Une attestation de ressources ou les deux derniers bilans comptables pour les non-salariés ; 
• Le justificatif du versement des indemnités pour les retraites, pensions et autres prestations sociales ; 
• Le justificatif des derniers revenus fonciers. 

Ces justificatifs permettent également au propriétaire de calculer la capacité de loyer du locataire.

Dossier Facile pour simplifier les échanges

Pour vous aider à constituer un dossier de location, le gouvernement à mis en place le service en ligne « Dossier facile ». La plateforme guide le locataire et l’aide à constituer son dossier de location. Une fois tous les éléments rassemblés et mis en ligne, une alerte est envoyée au propriétaire pour lui signaler que le dossier est complet. Concrètement, le processus facilite la transmission des pièces pour le locataire et simplifie la réception des éléments pour le propriétaire.  

Et les APL dans tout ça ? 

Si le candidat a la possibilité de bénéficier des AL ou APL, il est important d’informer le propriétaire de cette aide au logement supplémentaire. Pour déterminer avec exactitude le montant de ces droits, nous vous conseillons de réaliser une simulation en ligne sur le site de la Caf puis de transmettre une copie au propriétaire. 

Il est tout à fait possible de présenter au propriétaire une copie des documents, mais nous vous recommandons de conserver les pièces originales sur vous durant chaque visite.

Pourquoi ? Le propriétaire bailleur est en droit d’exiger une présentation de la pièce justificative originale. Cela permet de le rassurer, mais également de lui démontrer que ce n'est pas un faux dossier de location.  

Ok, votre dossier de location est complet. La première étape est réussie. Place maintenant aux documents que la personne se portant caution pour vous doit transmettre. Quels sont-ils ? Les justificatifs à fournir au propriétaire sont sensiblement les mêmes que ceux du candidat à la location, à savoir : 

1. Une pièce d’identité ;  
2. Un justificatif de ressources ; 
3. Un justificatif de domicile. 

Nous l’avons vu, le choix est large pour le propriétaire quant aux documents qu’il peut exiger du locataire dans le cadre d’un dossier de location. Si la sélection est vaste elle n’est cependant pas illimitée ! L’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs précise en effet les contours du dossier de location et fixe ses limites. 

L’ensemble des documents attentatoires à la vie privée du candidat doivent être exclus du dossier de location. Le propriétaire ne pourra par exemple pas demander au candidat sa carte vitale, son dossier médical, son relevé de compte bancaire ou encore un extrait de son casier judiciaire. 

Une fois tous les points précédents validés, la location est certes en bonne voie, mais le travail n’est pas totalement terminé. Le propriétaire peut en effet exiger une garantie de paiement dans le cas où le locataire lui-même ne serait plus apte à le faire (découvrez comment vérifier la solvabilité d'un locataire). Cette caution peut alors être un parent, une personne de son entourage, mais également un organisme bancaire ou social (exemple de la garantie Visale).  

Une personne de votre entourage 

Comme nous venons de le voir, la caution solidaire est l’engagement que prend un tiers de payer le loyer en cas de défaillance du locataire. Parce que c’est un moyen pour le propriétaire de s’assurer de la solvabilité du candidat, nous vous recommandons de fournir les pièces justificatives le concernant dès la première visite.

Attention, pour être valable la caution doit impérativement résider sur le territoire français.

Une caution bancaire 

Réussir à pourvoir le rôle de garant n’est toutefois pas toujours simple. Si vous n’en avez pas, sachez que d’autres alternatives existent. La caution bancaire peut être une solution intéressante pour accéder au logement. Comment fonctionne-t-elle ? Il suffit au locataire de s’engager chaque mois à verser un montant égal à plusieurs mois de loyer sur un compte bloqué. Si ce dernier ne parvient plus à régler ses mensualités, le propriétaire peut alors directement demander à la banque de débloquer les fonds à son profit. 

La garantie Visale 

Le fonctionnement de la garantie Visale 

Concernant la garantie Visale, le fonctionnement est un peu différent. Dans ce cas, c’est l’organisme de logement social intermédiaire Action Logement qui prend en charge les loyers non régularisés par le locataire. 

La caution Visale n’est toutefois pas illimitée et les loyers garantis à hauteur de 36 mois. Que se passe-t-il ensuite ? Rien, la caution n’intervient tout simplement plus sur l’impayé. 

Comment bénéficier de la garantie Visale ? 

Pour bénéficier de la garantie Visale, le locataire est soumis à certaines conditions d’âge à savoir : 

Vous vous demandez peut-être quelles sont les démarches pour profiter de cette garantie ? C’est très simple. La demande doit être réalisée à l’initiative du locataire, elle se fait directement en ligne sur le site www.visale.fr. 

Nouveau !

Depuis le 4 juin 2021, tous les salariés justifiant d’un salaire inférieur ou égal à 1 500 € net par mois peuvent également prétendre à la garantie Visale et ce peu importe qu’ils soient en CDI, CDD ou intérim. 

Un garant directement en ligne 

Enfin, une dernière solution consiste à utiliser une caution directement en ligne. Des sites comme Unkle, Smart Garant, Cautioneo ou encore Garantme, proposent aujourd’hui de se porter garant en contrepartie d’un paiement récurrent (mensuel généralement) du locataire. 

Dans les faits l’opération se déroule en 3 temps : 

1. Vous transmettez les documents sur la plateforme ; 
2. Vous obtenez un certificat de garantie ; 
3. Vous transmettez le document au propriétaire bailleur. 

Cautionnement et assurance loyers impayés 

Le cautionnement n’est pas cumulable avec la souscription d’une assurance loyers impayés. Autrement dit, le propriétaire ne peut pas demander de caution au locataire lorsque ce dernier dispose déjà d’une assurance loyers impayés (sauf pour un logement destiné à un étudiant ou apprenti). 

Présenter un dossier de location complet 

Pour préparer au mieux son dossier de location, l’idée est donc de simplifier au maximum les démarches du propriétaire. Vous devez rapidement faire bonne impression et démontrer votre motivation (découvrez comment bien choisir un locataire. 

Un dossier de location bien présenté, propre et complet aura davantage de chances de retenir l’attention du propriétaire plutôt qu’un dossier contenant des pièces manquantes et pour lequel le bailleur doit vous relancer plusieurs fois. 

Simplifier les démarches du propriétaire 

Autre point qui a toute son importance : il se peut que le propriétaire vous demande de lui faire parvenir le dossier de location par mail. Dans ce cas, pensez à soigner l’envoi en numérotant les pièces jointes. Votre dossier ne doit pas sembler brouillon. Pourquoi ? Le propriétaire va sans doute recevoir plusieurs dossiers de location et il y a fort à parier qu’il priorise les candidats ayant davantage soigné les documents. 

Vous pouvez aussi joindre une fiche de renseignements locataire qui sera très appréciée.