Dans le cadre d'une location saisonnière, quels sont les documents à fournir par le locataire ?

Il faut respecter un certain nombre d'obligations en tant que propriétaire en location saisonnière comme : procéder à une déclaration en mairie, récolter une taxe de séjour, rédiger un bail de location,... Découvrez toute la règlementation en location saisonnière pour bien vous lancer. 

En plus des tâches administratives, il est conseillé au bailleur en location saisonnière de demander certains documents au locataire pour s'assurer de sa solvabilité et garantir le bon déroulement de la location. Voici les documents couramment demandés :

• Pièce d'identité : Une copie de la pièce d'identité du locataire pour vérifier son identité ;
• Justificatif de domicile : Une facture récente (électricité, gaz, téléphone, etc.) ou une quittance de loyer pour confirmer le lieu de résidence actuel du locataire ;
• Contrat de travail ou preuve de revenus : Cela peut inclure une fiche de paie, un contrat de travail ou tout document justifiant des revenus du locataire ;
• Caution ou garantie : Certains bailleurs peuvent demander une caution ou une garantie en plus du loyer pour se prémunir contre d'éventuels impayés ;
• Attestation d'assurance responsabilité civile : Le bailleur peut demander une preuve que le locataire est couvert par une assurance responsabilité civile pour couvrir d'éventuels dommages causés pendant la location. Découvrez notre article dédié à l'assurance en location saisonnière.

En France, le bailleur doit respecter les lois et réglementations en vigueur concernant la protection des données et les droits des locataires. Il existe donc des limites à ce que le bailleur peut exiger du locataire. Il n'a pas le droit de demander :

• Une photo d'identité du locataire ; 
• Un extrait de casier judiciaire au locataire ;
• Des informations sur la situation familiale, religieuse ou ethnique du locataire ;
• Un certificat médical ;
• L'intégralité du relevé de compte bancaire du locataire, ni son numéro de sécurité sociale.

Le bail ou contrat de location saisonnière

Selon l'article L.324-2 du Code de tourisme, toute offre ou contrat de location saisonnière doit être établi par écrit et contenir l'indication du prix demandé ainsi qu'un état descriptif des lieux. Le contrat de location saisonnière est donc un document essentiel dans le cadre de votre activité.

Ce contrat doit préciser la durée de la location, les dates d'arrivée et de départ, les conditions de paiement, les éventuelles charges locatives, les modalités de dépôt de garantie, les clauses particulières (animaux acceptés, consignes relatives aux équipements, etc.), et toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension des conditions de location.

Le document doit être signé et conservé par les deux parties, propriétaire et locataire. Cela permettra de régler d'éventuels litiges et de garantir une relation de confiance.

Les conditions générales de location

En complément du contrat de location saisonnière, il est conseillé d'établir des conditions générales de location. Ces conditions serviront de contrat-cadre pour tous les locataires et candidats locataires souhaitant réserver et louer votre logement.

Les conditions générales de location peuvent couvrir des aspects tels que les modalités de réservation, les conditions d'annulation, les règles de vie dans le logement, les consignes de départ, etc. Elles peuvent être rédigées une fois pour toutes et être rendues facilement accessibles aux candidats locataires, que ce soit sur votre site web, sur des plateformes de réservation ou par tout autre moyen de communication.

L'état des lieux d'entrée et de sortie

L'établissement d'un état des lieux est une étape incontournable de la location saisonnière. Cet état des lieux consiste à dresser un inventaire précis et détaillé du logement, de ses équipements et de son état général, en présence du locataire et du propriétaire.

L'état des lieux doit être réalisé à l'arrivée du locataire et à son départ. Il permet de constater d'éventuelles dégradations ou différences par rapport à l'état initial du logement. Il est recommandé de prendre des photos ou des vidéos pour documenter l'état du logement.

Cet état des lieux sera utilisé en cas de litige pour justifier d'éventuelles retenues sur le dépôt de garantie, si un tel dépôt a été demandé. Il est donc essentiel de le réaliser de manière consciencieuse et contradictoire, en veillant à ce que les deux parties soient présentes ou représentées.

La nature des modalités de réservation va influencer les documents nécessaires pour votre location. Voici quelques exemples pour vous aider à choisir les documents adaptés à votre situation :

1. Vous proposez une location saisonnière avec réservation en ligne : dans ce cas, vous aurez besoin des conditions générales de réservation pour formaliser l'engagement de vos hôtes et du contrat de location complet pour les réservations effectuées par d'autres moyens ;
2. Vous proposez une location de vacances sans réservation en ligne : vous aurez besoin du contrat de location complet et des mentions légales minimum pour votre site web.