14 points essentiels à connaitre pour la mise en place d'un bail commercial conforme

Commençons par considérer ce qu'est un bail commercial, à qui il s'adresse et dans quels cas l'utiliser.

C'est quoi un contrat de bail commercial 3 6 9 ?

Un bail de location est un contrat de location d’un local commercial. Le contrat de bail commercial est conclu entre le propriétaire du local (aussi appelé bailleur), et le locataire (appelé preneur).

Très courant en France, le bail commercial appelé "bail 3 6 9" est régi par la loi Pinel. Comme son nom l’indique, ce bail fonctionne par période triennale. Ainsi, le bail peut être renouvelé tous les trois ans, pour une durée totale d’au moins 9 ans en général.

Le contrat de location peut prendre différentes formes :

• Bail verbal ;
• Bail sous seing privé (rédigé directement entre le bailleur et le locataire, sur la base d’un modèle de bail commercial) ;
• Bail notarié (rédigé en tant qu’acte authentique par un notaire).

Quelles conditions doit remplir un local loué avec un bail commercial ?

Seul un local destiné à l'exploitation d'un fonds de commerce peut être éligible au bail commercial. Il peut s'agir d'une activité commerciale, artisanale ou industrielle. Par exemple, un local commercial peut être destiné à accueillir un restaurant, un atelier de couture ou encore une enseigne de réparation de vélos.

Pour officialiser l'accord entre le bailleur et le preneur, un bail commercial écrit est généralement rédigé. Ce document précise le type d'activité qui sera exercé dans les locaux loués. S'il veut changer d'activité ultérieurement, le preneur doit obtenir l'accord explicite du bailleur, sans quoi le bail peut être résilié.

Qui peut signer un bail commercial ?

Pour pouvoir conclure un bail commercial, le preneur doit être en mesure d'exercer une activité commerciale, industrielle ou artisanale. Il doit obligatoirement être immatriculé soit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), soit au Répertoire des Métiers (RM).

Une personne qui exerce une profession libérale ou une activité civile n'est donc pas autorisée à conclure un bail commercial.

Bail professionnel ou bail commercial ?

Le bail commercial se distingue du bail professionnel. Si les deux contrats permettent de louer un local pour exercer une activité professionnelle, la nature de l’activité du preneur fait la différence. Le bail commercial est adapté aux activités commerciales, industrielles ou artisanales. Les activités non commerciales (comptable ou architecte par exemple) doivent se tourner vers un bail professionnel.

Un bail commercial a normalement une durée minimale de 9 ans. Cette durée relativement longue protège le locataire en lui permettant d'exercer son activité sereinement sans risquer de perdre son local professionnel. Cela lui permet aussi de rentabiliser ses frais d'installation et les éventuels travaux réalisés dans le local.

Toutefois, le locataire a la possibilité de résilier le contrat à la fin de chaque période triennale. La résiliation du bail est donc permise au bout de 3 ans, 6 ans ou 9 ans. C'est pour cette raison que ce type de bail est surnommé "3-6-9".

Ainsi, le bail commercial se distingue de deux autres types de contrat :

• Le bail commercial saisonnier, conçu pour les exploitations qui n'exercent que pendant la saison touristique. Le bail saisonnier dure entre 3 et 6 mois, et peut être renouvelé à chaque saison.
• Le bail dérogatoire, disponible si les parties souhaitent se libérer des statuts des baux commerciaux. Ce bail de courte durée est limité à 3 ans maximum. Si le contrat est maintenu au-delà de cette période de 3 ans, il est requalifié en bail commercial.

Voyons maintenant les points essentiels à connaître sur les conditions d'un bail commercial.

Les obligations avant la signature du bail commercial

Le bailleur doit rassembler plusieurs documents avant la signature du bail commercial. Comme dans le cas d'un contrat de location résidentiel, le but est d'informer le locataire sur l'état des locaux loués. Ainsi, le propriétaire est tenu d'établir les diagnostics suivants :

• L’état des risques naturels et technologiques (ERNT) ;
• Le diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
• L’annexe environnementale (ou annexe verte), si la surface louée est supérieure à 2000 m².

En plus de cela, le bailleur doit fournir au preneur les documents suivants :

• La liste des travaux réalisés dans les 3 années précédentes, ainsi que ceux prévus pour la prochaine période triennale ;
• L'inventaire des charges, impôts, taxes et redevances (valable pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014) ;
• Un état des lieux obligatoire avant l'entrée dans les locaux. Un état des lieux de sortie sera également réalisé lors de la restitution des locaux ou en cas de cession du bail commercial. La comparaison entre les deux états des lieux permettra de prouver les éventuelles dégradations imputables au locataire ou les responsabilités du bailleur.

Un local commercial peut-il être exempt de TVA ?

Le loyer d’un local commercial peut être soumis à la Taxe de la valeur ajoutée (TVA) dans un bail commercial. Cela dépend principalement de la nature du local loué :

• Local commercial loué nu : en principe, le loyer est exonéré de TVA (mais il existe des exceptions). S’il le souhaite, le propriétaire peut faire des démarches pour soumettre son activité de location à la TVA.
• Local commercial équipé : si le local est loué avec du matériel nécessaire à l’exercice de l’activité du preneur, le loyer est normalement soumis à la TVA. Dans certains cas, le propriétaire peut opter pour le régime de la franchise en base de TVA. Il est alors exonéré de la déclaration et du paiement de la TVA.

L’enregistrement des baux commerciaux n’est pas obligatoire

La signature du bail commercial n'est pas obligatoire pour établir sa valeur juridique. Toutefois, il est recommandé d'enregistrer le document auprès d’un notaire ou du service des impôts.

L'enregistrement du bail commercial est payant. Comme l'indique l’article 739 du Code général des impôts, les frais d’enregistrement s'élèvent à 25€.

Bien que facultative, cette démarche a l'avantage de rendre le bail commercial opposable aux tiers. Elle permet aussi d'établir définitivement la date de conclusion du bail et d'éviter tout litige entre les parties.

Le paiement d’un droit d’entrée est optionnel

Le bail commercial peut prévoir le paiement d’un droit d’entrée, aussi appelé pas-de-porte. Le montant du droit d’entrée s’élève généralement à 3 à 6 mois du loyer. Cette somme d’argent est versée en début de bail. Si le pas-de-porte n’est pas obligatoire, c’est une pratique encore courante. En général, le règlement d’un pas-de-porte réduit le montant du loyer mensuel.

Le locataire ne verse pas toujours un dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire pour garantir la bonne exécution du contrat. Si le local est restitué en bon état au terme du contrat, le bailleur doit rendre le dépôt de garantie au locataire.

Avec un bail commercial, le paiement d’un dépôt de garantie n’est pas obligatoire. Toutefois, il est courant qu’un bailleur commercial demande 3 mois de loyer en dépôt de garantie.

Les conditions d’augmentation du loyer dans un bail commercial

Le montant du loyer est fixé lors de la signature du bail. Il doit refléter la valeur locative du bien mis à disposition dans le cadre du contrat.

La révision du loyer est possible à chaque échéance triennale. L'augmentation du loyer reste néanmoins encadrée. En effet, la révision de loyer doit respecter la variation de l'indice de référence applicable, c'est-à-dire l'ILC (indice des loyers commerciaux) ou l'ILAT (indice des loyers des activités tertiaires).

La révision du loyer doit être formalisée dans un avenant au bail. La signature de cet avenant atteste que les parties acceptent les nouvelles modalités du contrat.

Que se passe-t-il à la fin des 9 ans du bail commercial ? Trois options sont possibles : tacite reconduction, renouvellement ou résiliation.

La tacite reconduction du contrat

Si les deux parties ne se manifeste pas avant la fin du bail, le contrat est prolongé tacitement. Dans ce cas, aucun nouveau contrat n’est rédigé. Les dispositions du premier bail continuent à s’appliquer pour une durée indéterminée. La révision du loyer continue à être possible tous les trois ans.

Le propriétaire et le locataire peuvent tous les deux mettre fin à la tacite reconduction. Pour cela, il faut envoyer le congé par acte de commissaire de justice. Le congé prend effet à la fin du trimestre civil suivant un délai de 6 mois après l’envoi de l’acte.

Par exemple, le locataire envoie le congé le 6 février. Le délai de 6 mois se termine le 6 août, soit durant le troisième trimestre. La fin du contrat est donc effective à la fin du troisième trimestre, soit le 30 septembre.

Le renouvellement du bail commercial après 9 ans

Plutôt que de laisser le bail se prolonger tacitement, les parties peuvent choisir de le renouveler. Dans ce cas, un nouveau bail est conclu et il s’applique après l’expiration du bail initial.

Le renouvellement du bail commercial après 9 ans n’est pas tacite. Il doit être initié soit :

• Par le locataire, avec une demande de renouvellement du bail ;
• Par le bailleur, avec un congé accompagné d’une offre de renouvellement.

Demande de renouvellement par le locataire

Le locataire doit envoyer la demande de renouvellement du contrat au moins 6 mois avant l'expiration du bail. Le droit au renouvellement du bail commercial par le locataire est acquis s’il remplit les trois conditions suivantes :

• Il est le propriétaire du fonds de commerce ;
• Il est immatriculé au RCS ou au RNE ;
• Il a effectivement exploité son fonds de commerce dans les locaux loués au cours des 3 années précédant l’expiration du bail.

Le propriétaire ne peut refuser le renouvellement du bail que pour un motif grave et légitime. Par exemple, le non-paiement du loyer ou la non-réalisation de travaux prévus dans le contrat sont des motifs de refus recevables.

Offre de renouvellement par le propriétaire

Le propriétaire peut proposer au locataire de renouveler le bail commercial. Le congé doit être donné par acte de commissaire de justice. En général, le propriétaire qui fait cette démarche souhaite pouvoir augmenter le loyer librement. Il doit indiquer le nouveau loyer proposé dans son offre.

Le locataire dispose alors de trois options :

• Accepter le nouveau loyer et renouveler le bail ;
• Refuser le nouveau loyer et entamer une négociation ;
• Refuser l’offre de renouvellement.

Le propriétaire peut verser une indemnité d’éviction en cas de refus de renouvellement

Et si le bailleur ne souhaite pas renouveler le bail commercial à la fin de la période de 9 ans, mais qu’il n’a aucun motif légitime au sens de la loi ? Dans ce cas, il doit généralement dédommager le locataire. On parle alors d’indemnité d’éviction.

Le bailleur est exempté du paiement de l’indemnité d’éviction dans les cas suivants :

• Il peut justifier d’un motif grave et légitime à l’encontre du locataire (par exemple en cas d’attitude violente ou injurieuse) ;
• Démolition et reconstruction de l’immeuble (dans ce cas, un autre local doit être proposé en remplacement) ;
• Démolition d’un immeuble insalubre ou vétuste ;
• Reprise d’un local d’habitation accessoire au local commercial.

La résiliation du bail commercial

La résiliation du bail peut être initiée par le locataire ou par le propriétaire.

Quand le locataire peut-il résilier un bail commercial ?

Le locataire n’a pas besoin de justifier le motif de sa demande de résiliation à la fin de chaque période triennale. Il lui suffit de respecter les conditions suivantes :

• Donner congé au moins 6 mois avant l’expiration de la période ;
• Transmettre sa demande par acte de commissaire de justice ou par lettre recommandée avec avis de réception.

En dehors de ces échéances triennales, le locataire peut demander la résiliation dans les cas suivants :

• Le locataire a demandé ses droits à la retraite, ou il bénéficie d’une pension d’invalidité ;
• Le locataire demande une résolution judiciaire du bail car le bailleur ne respecte pas ses obligations ;
• Le locataire et le propriétaire sont d’accord pour effectuer une résiliation à l’amiable.

Quand le propriétaire peut-il résilier un bail commercial ?

Contrairement au preneur, le bailleur n’a le droit de résilier le contrat à la fin d’une période triennale que dans quelques cas précis, comme la reconstruction ou surélévation de l’immeuble, ou encore la transformation à usage d'habitation d'un immeuble existant.

En dehors de ces cas particuliers aux échéances triennales, le bailleur peut demander la résiliation à tout moment en cas de faute du locataire. Par exemple, le locataire est en faute s’il a changé d’activité ou s’il a sous-loué le bien sans accord préalable du propriétaire.

Le bailleur peut alors demander la résiliation du bail en saisissant le tribunal judiciaire. Il peut aussi faire appel à la clause résolutoire si elle avait été prévue dans le bail commercial. La clause résolutoire permet la résiliation du bail en cas d’inexécution d’une certaine obligation.