Convocation d'une assemblée générale de copropriété : modalités et délais

Le syndic de copropriété

L'assemblée générale des copropriétaires est généralement convoquée par le syndic de la copropriété. Elle doit se tenir une fois par an au minimum.

Le syndic peut aussi convoquer une assemblée générale :

• À la demande du conseil syndical ;
• Ou à la demande d'un ou de plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart de l'ensemble des voix des copropriétaires. 

Il est important de consulter le règlement de copropriété qui prévoit parfois un nombre de voix différent pour convoquer une AG.

Le président du conseil syndical

Si le syndic ne convoque pas l'assemblée générale annuelle, le président du conseil syndical peut le mettre en demeure par lettre recommandée.

Le syndic dispose alors d'un délai de 8 jours pour convoquer cette AG.

Dans le cas contraire, le président du conseil syndical peut la convoquer à sa place.

Les copropriétaires

Les copropriétaires peuvent convoquer une assemblée générale seulement dans certains cas et sous certaines conditions :

Cas 1 - Lorsqu'il n'existe pas de syndic pour gérer la copropriété. 

Si les copropriétaires ne convoquent pas l'AG, n'importe qui peut saisir le tribunal judiciaire pour obtenir :

1. La désignation d'un administrateur provisoire de la copropriété ;
2. La convocation d'une AG ;
3. Et la désignation d'un syndic.

Cas 2 - Lorsqu'il n'existe pas de conseil syndical ou en cas d'inaction de son président par exemple en cas de copropriété en difficulté.

Si le syndic ne convoque pas l'AG, tout copropriétaire représentant au moins 1/4 des voix peut demander au président du tribunal judiciaire de désigner un copropriétaire afin qu'il convoque l'AG.

Cas 3 - Lorsqu'aucune AG n'a permis de voter la désignation d'un syndic. 

Dans ce cas, les copropriétaires peuvent demander au président du tribunal judiciaire de convoquer une AG et de nommer un syndic.

Le recours au juge du tribunal judiciaire nécessite l'intervention d'un avocat.

Modalités et délais légaux

La convocation à une assemblée générale doit être adressée aux copropriétaires au minimum 21 jours calendaires avant la tenue de la réunion, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. 

Elle peut être adressée :

• Par courrier recommandé avec accusé de réception. Le délai commence à courir le lendemain du jour de la première présentation de la lettre. 
  En l'absence du copropriétaire, la date inscrite sur l'avis de passage fait foi ;
• Par voie électronique. Le copropriétaire doit avoir donné son accord en amont. Le délai commence à courir le lendemain de la transmission de l'envoi numérique ;
• Par remise en main propre contre récépissé ou émargement. Le délai commence à courir le jour de la remise au copropriétaire ;
  Lorsque le gardien de l'immeuble est chargé de distribuer les convocations, le délai ne court qu'à compter de la remise du document au copropriétaire, c'est-à-dire lorsqu'il émarge.

Lorsque l'assemblée générale de copropriété prévoit le vote du budget prévisionnel, la convocation doit intervenir dans les 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent.

Si les délais légaux ne sont pas respectés, la tenue de l'AG peut être annulée à la demande d'un copropriétaire lésé.

Modalités et délais exceptionnels

Le syndic n'est pas tenu de respecter le délai légal de 21 jours pour l'envoi de la convocation dans 3 cas :

• Pour convoquer une AG de rattrapage. Celle-ci intervient dans les 3 mois suivant la tenue d'une précédente AG au cours de laquelle une résolution a été rejetée faute de majorité, après avoir obtenu 1/3 des voix. Le délai requis est alors de 8 jours ;
• Pour convoquer une AG en urgence. Le syndic doit respecter un délai « raisonnable » ;
• Pour convoquer une AG à la suite d'une catastrophe technologique, c'est-à-dire lorsque les parties communes sont gravement endommagées. Le délai est alors de 15 jours. L'AG doit se tenir dans les 2 mois suivants le sinistre.

Contenu de la lettre de convocation

La lettre de convocation doit nécessairement contenir les éléments suivants :

• Date, heure et lieu de la réunion ;
• Ordre du jour de l'assemblée générale ;
• Lieu, dates et heures de consultation des pièces justificatives des charges ;
• Formulaire de vote par correspondance ;
• Divers documents d'information (annexes du budget prévisionnel, état des sommes perçues par le syndic, projet de répartition des comptes individuels des copropriétaires…).

Contenu de l'ordre du jour joint à la convocation

L'ordre du jour doit préciser toutes les questions devant être débattues et soumises au vote des copropriétaires. Il peut s'agir notamment de :

• L'élection du président, de ses scrutateurs et du secrétaire de séance ;
• L'élection des membres du conseil syndical ;
• Le rapport du conseil syndical ;
• L'approbation des comptes du syndic ;
• Le renouvellement ou non du mandat du syndic ;
• Le vote du budget prévisionnel ;
• Les provisions pour les travaux dans la copropriété de l'immeuble ;
• L'installation d'équipements communs ;
• L'approbation de travaux soumis par les copropriétaires dans leurs parties privatives ;
• etc.

Tous les copropriétaires peuvent demander au syndic de faire inscrire une résolution à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

La demande est adressée au syndic par lettre recommandée avec AR. Elle doit lui parvenir avant l'envoi des convocations aux copropriétaires.

Lorsque le copropriétaire reçoit sa convocation à l'assemblée générale de la copropriété, il peut décider de se faire représenter.

Le choix du mandataire est libre.

Il doit alors adresser au syndic le pouvoir de représentation joint à la convocation avant la tenue de l'AG. 

Il peut préciser ses instructions de vote sur le mandat.

Lorsque le syndic de copropriété n'a pas convoqué l'assemblée générale annuelle, les copropriétaires peuvent lui adresser une mise en demeure.

Voici un exemple de courrier :

Conformément à l'ordonnance du 30 octobre 2020, chaque copropriétaire peut provoquer une assemblée générale extraordinaire pour voter des décisions le concernant. La convocation intervient alors à ses frais. L'AG se tient, dans ce cas, dans les 45 jours suivant le paiement au syndic de ses frais et honoraires liés à l'assemblée.