Quand donner quitus au syndic de copropriété, et quelles en sont les conséquences ?

Définition du quitus

Le quitus, c'est l'approbation officielle de la gestion de l'immeuble.

Il est donné par les copropriétaires au syndic de copropriété chaque année. Il prend la forme d'une résolution votée en assemblée générale de copropriété.

Lorsque l'assemblée donne quitus au syndic, cela signifie qu'elle le déclare « quitte » de sa gestion. En d'autres termes, elle considère qu'il a bien géré la copropriété, et le dégage de toutes responsabilités pour l'exercice écoulé.

Cette ratification concerne toutes les missions qui ont été confiées au syndic : 

• La comptabilité du syndicat des copropriétaires et de tous les copropriétaires de l'immeuble ;
• L'embauche et le licenciement du personnel de la copropriété (article 31 du décret du 17 mars 1967 ;
• Le recouvrement des charges impayées ;
• La renégociation des contrats fournisseurs à chaque date anniversaire ;
• L'organisation des assemblées générales annuelles :
  - envoi des convocations au moins 21 jours avant l'assemblée générale ;
  - et envoi du procès-verbal de l'assemblée au plus tard 1 mois après la tenue de la réunion ;
• Les délibérations de l'assemblée générale ;
• La réactivité pour répondre aux demandes des copropriétaires ;
• Le suivi des travaux ;
• Le respect du règlement de copropriété ;
• etc.

Le quitus, un acte facultatif

Le vote du quitus n'est pas un acte obligatoire au sens de la réglementation.

En effet, il n'est pas mentionné dans la loi 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Par ailleurs, le Code civil ne prévoit qu'une obligation d'approbation des comptes (article 1993 du Code civil).

Aussi, les copropriétaires ne sont pas obligés d'inclure la résolution portant sur le quitus à l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires annuelle.

Cependant, en pratique, le syndic prend généralement l'initiative de l'y intégrer afin de se dégager de ses responsabilités.

Rappelons que l'approbation des comptes annuel consiste à approuver la gestion uniquement comptable de la copropriété. Par ailleurs, le quitus est un rapport moral qui valide les responsabilités de gestion de tous les actes réalisés par le syndic.

Résolution à l'ordre du jour de l'AG des copropriétaires

C'est lors de l'assemblée générale annuelle de copropriété, que les copropriétaires décident de voter pour ou contre le quitus du syndic de copropriété. 

La résolution doit être inscrite à l'ordre du jour. Celui-ci est joint à la convocation adressée aux copropriétaires.

Au cours de l'assemblée générale, le syndic présente son rapport de gestion pour l'exercice écoulé.

Chaque copropriétaire décide d'approuver le quitus, de le refuser ou de s'abstenir.

Le syndic n'a aucun document à joindre à l'ordre du jour concernant sa demande de quitus.

Vote de la résolution (article 24)

Comment fonctionne le pouvoir en assemblée générale de copropriété ? Pour accorder le quitus au syndic, les copropriétaires doivent voter la résolution à la majorité simple de l'article 24 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. En d'autres termes, la résolution doit être votée à la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Existe-t-il un quorum en assemblée générale de copropriété ?

L'assemblée doit voter le quitus en parfaite connaissance de cause et d'après des informations complètes et loyales.

Approbation des comptes

Lorsque les copropriétaires donnent quitus au syndic, ils approuvent forcément les comptes.

A contrario, ils peuvent refuser le quitus, mais approuver la comptabilité. En effet, les comptes ne sont qu'une partie des missions attribuées au syndic.

Validation de la gestion

Par conséquent, le quitus accordé sans réserve concerne les actes que le syndic a accomplis conformément à son mandat.

Il porte aussi sur tout ce qu'il a réalisé au-delà des pouvoirs qui lui étaient conférés.

Décharge de responsabilité à la suite du quitus

Lorsque les copropriétaires donnent quitus au syndic, ils le déchargent de ses responsabilités sur l'exercice écoulé.

D'autre part, même s'il a commis une faute, le quitus dégage le syndic de sa responsabilité. Il doit toutefois avoir informé au préalable le syndicat de copropriétaires du manquement ou de la difficulté. 

Dans ce cas, le syndic doit apporter des preuves confirmant que les copropriétaires étaient bien au courant des faits reprochés.

L'effet exonératoire du quitus

Le quitus exonère le syndic de toutes ses responsabilités contractuelles concernant sa gestion pour l'exercice écoulé.

Une fois le quitus accordé, les copropriétaires ne peuvent plus exercer d'action éventuelle contre le syndic, notamment pour faute dans l'exercice de sa mission durant la période écoulée.

C'est le cas même lorsqu'une irrégularité apparaît après le vote (défaut de paiement de la prime d'assurance de l'immeuble, d'une dette, etc.).

Le quitus perd son caractère exonératoire dans plusieurs cas :

• Lorsque les actes ne sont pas portés à la connaissance de l'assemblée générale.
• Si le syndic les a cachés aux copropriétaires par des manœuvres frauduleuses. 
• Pour tous les litiges en cours.

En cas de désaccord entre les copropriétaires et le syndic, ce dernier doit apporter la preuve qu'il a bien informé les copropriétaires des faits reprochés.

Par ailleurs, le quitus ne vaut que pour l'exercice dont il s'agit. 

En effet, le syndic de copropriété ne peut être déchargé de ses responsabilités pour un litige portant sur la comptabilité d'une autre période.

Abstention de donner quitus

Les copropriétaires ne sont pas obligés légalement de donner quitus au syndic.

Ils peuvent s'abstenir s'ils ont des réserves quant à la gestion de la copropriété.

Quitus avec réserves

Les copropriétaires peuvent donner quitus au syndic en émettant des réserves sur certains actes de gestion.
Ils doivent alors préciser tous les points sur lesquels ils émettent des désaccords.
Ces réserves sont consignées dans le procès-verbal de l'assemblée générale.

Le quitus, même lorsqu'il est accordé avec des réserves, constitue une marque de confiance des copropriétaires envers leur syndic. Cependant, les réserves leur assurent la possibilité d'engager des poursuites contre ce dernier, après le vote, dès lors que des fautes sont révélées ou confirmées ultérieurement.

Refus de donner quitus

Nous l'avons évoqué ci-dessus. Les copropriétaires peuvent refuser le quitus au syndic. Le refus doit alors être justifié. Mais quelles sont les conséquences d'un refus de quitus au syndic ?

Dans ce cas, s'ils ne révoquent pas le syndic expressément, le mandat se poursuit.

Le refus de donner quitus n'entraîne pas de conséquences légales ou judiciaires. Il n'oblige pas le syndic à démissionner. Il ne provoque pas non plus sa révocation automatique.

Bon à savoir : Un syndic ne peut être révoqué que pour un motif légitime. Le vote doit être pris à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, c'est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents.