Le pouvoir en assemblée générale de copropriété : quelles sont les règles ?

Qu'est-ce qu'un pouvoir en assemblée générale de copropriété ?

Le fonctionnement d'une copropriété repose sur des décisions prises en assemblée générale des copropriétaires (couramment appelée AG).
Dès l'acquisition de leur lot de copropriété, les copropriétaires deviennent automatiquement membres du syndicat des copropriétaires. Celui-ci est convoqué au minimum une fois par an. On parle d'assemblée générale annuelle.

Lorsque l'un des copropriétaires n'est pas disponible le jour de l'assemblée générale, la loi du 10 juillet 1965 l'autorise à se faire représenter. Il donne alors procuration à une personne de son choix pour voter à sa place.

Comment mandater un tiers ?

Le délégataire peut désigner le mandataire qui le représentera à l'assemblée générale ou donner une procuration en blanc.

Mandat à compléter

Lorsque le syndic de copropriété vous adresse votre convocation à l'assemblée générale des copropriétaires, il joint un formulaire de pouvoir vous permettant de vous faire représenter en cas d'indisponibilité. C'est un mandat.

Vous remplissez le document, et le remettez à votre mandataire. Vous pouvez l'adresser directement au syndic de copropriété, y compris par voie électronique.

Pouvoir blanc 

Vous pouvez aussi décider de donner un pouvoir blanc au syndic. Il s'agit d'une procuration qui ne précise pas le nom du représentant à l'assemblée générale.

Dans ce cas, la procédure est désormais encadrée par le décret du 2 juillet 2020.
En début de séance, le syndic remet ces mandats au président de séance. À défaut, il les confie au président du conseil syndical ou à l'un de ses membres. Le destinataire les redistribue aux copropriétaires de son choix. 
Le syndic mentionne dans le procès-verbal de l'AG le nom de celui qui a reçu les mandats blancs.

Quel est le rôle du mandataire ?

Le jour de l'assemblée générale des copropriétaires, en début de séance, le mandataire (celui qui reçoit le pouvoir) remet au syndic la procuration qui lui a été remise en main propre par le mandant (celui qui donne le pouvoir).

Dès lors, il participe, au nom du copropriétaire absent, aux débats de l'assemblée ainsi qu'aux votes des résolutions mises à l'ordre du jour.

Le mandataire signe la feuille de présence pour le compte du copropriétaire absent.

Il n'est pas nécessaire d'informer le syndic du nom du mandataire avant la réunion. 

À qui donner procuration pour une AG ?

Conformément à la loi de 1965, vous pouvez choisir la personne de votre choix pour vous représenter lors d'une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. 
Il peut s'agir :

• D'un époux (si seulement l'un d'entre eux est propriétaire) ;
• D'un autre copropriétaire ;
• D'un tiers (parent ou étranger) ;
• Du bénéficiaire d'un compromis de vente signé (si le lot dont vous êtes propriétaire est en cours de vente) ;
• etc.

Quel que soit le lien de parenté existant entre vous et votre représentant, s'il ne figure pas sur le titre de propriété, vous devez lui confier vos pouvoirs au moyen d'un mandat écrit.

Par ailleurs, le syndic (professionnel, bénévole ou coopératif), même s'il est copropriétaire dans l'immeuble, ne peut en aucun cas être mandaté pour voter à votre place.

L'interdiction concerne :

• Le syndic ;
• Son conjoint (partenaire de pacs, époux, concubin) ;
• Ses descendants ou ses ascendants ;
• Ses salariés et leurs proches ;
• Un employé de l'immeuble ;
• Un administrateur provisoire ;
• etc.

Enfin, si un bien est détenu en indivision ou en nue-propriété, les propriétaires doivent désigner un mandataire. À défaut d'accord, ils peuvent saisir le tribunal d'instance. 

Combien de pouvoirs un mandataire peut-il recevoir pour une même AG ?

Le principe 

Pour limiter l'influence des décisions d'un seul et même mandataire lors d'une assemblée générale de copropriété, l'article 22 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 stipule qu'un mandataire ne peut détenir plus de 3 mandats. Au-delà, il doit déléguer le surplus de mandats à un autre copropriétaire.

Par conséquent, si vous êtes gestionnaire de plusieurs biens immobiliers dans le même immeuble, vous ne pouvez recevoir plus de 3 délégations de vote.

Concernant les couples, la limite est de 3 mandats par personne (et non par lot). Chacun peut donc recevoir 3 mandats.

Les exceptions

Il existe deux exceptions qui permettent à un mandataire de recevoir plus de trois mandats :

• Si le total des voix (propres voix du mandataire + voix de ses mandants) est inférieur à 10 % des votes de tous les copropriétaires.
• Si les membres d'un syndicat secondaire sont convoqués à l'AG du syndicat principal. Dans ce cas, l'un d'eux peut détenir un nombre illimité de mandats pour représenter les membres du syndicat secondaire à l'AG du syndicat principal.

Le copropriétaire absent peut compléter le mandat joint à la convocation adressée par le syndic.

La procuration peut également être rédigée sur papier libre à condition d'y faire figurer les informations essentielles.

Informations obligatoires d'une procuration

Certaines informations doivent obligatoirement figurer sur la procuration :

• La date du document ;
• La date, le lieu et l'heure de l'assemblée générale des copropriétaires ;
• Le motif du mandat ;
• Les nom, prénom et adresse du mandataire ;
• Le nombre de voix en fonction de la quote-part des parties communes du mandant ;
• La signature du mandant précédée de la mention « Bon pour pouvoir ».

Seule la signature du délégataire est requise. Le mandataire n'a pas besoin de signer la procuration.

Exemple de délégation de pouvoirs

Madame, Monsieur,

Je soussigné(e)… (prénom, nom et adresse du mandant), propriétaire du lot numéro…, représentant … /1 000e des parties communes de l'immeuble situé à (adresse) :

1-  Accuse réception de la prochaine assemblée générale qui se tiendra le (date).

2- Vous informe par la présente que je ne pourrai être présent à ladite assemblée de copropriété. Par conséquent, je donne mandat à Monsieur/Madame ……… (nom, prénom et adresse du mandataire) afin de me représenter et de voter en mon nom et pour mon compte, les différentes résolutions portées à l'ordre du jour.

[…]

Bon pour pouvoir (mention manuscrite).
Signature du mandant.       

Envoi de la procuration pour voter à une assemblée générale de copropriété       

Le syndic doit avoir connaissance des mandats au plus tard le jour de la séance.
On distingue deux cas :  

• Le mandataire est en possession du pouvoir. Il le remet au syndic en main propre le jour de l'assemblée.
• Le copropriétaire absent transmet sa procuration au syndic avant la tenue de l'AG. Le document peut être remis en main propre ou adressé par courrier simple, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique.
  Le syndic doit le recevoir au moins 3 jours avant le jour de l'assemblée des copropriétaires.

Avant la tenue de l'AG

Lorsque le copropriétaire absent remet la procuration à son représentant, soit :

• Il ne précise aucune consigne. Dans ce cas, le mandataire est libre de voter comme il l'entend.
• Il transmet des consignes de vote au mandataire. Il remplit alors le document annexé à la convocation adressée par le syndic. Il peut alors préciser, pour chaque point prévu à l'ordre du jour, s'il est favorable ou non à la résolution.

Le mandataire a une obligation morale de loyauté envers le copropriétaire qu'il représente. Il doit défendre ses intérêts. Il est donc tenu de respecter le choix de vote de son mandant.

Cependant, le mandataire peut décider de voter les résolutions librement même si ces votes ne sont pas conformes à la volonté du copropriétaire absent. Le syndic ne peut s'opposer au vote du représentant.

Si le mandant estime avoir subi un préjudice par un vote du mandataire contraire à sa volonté, il peut entamer un recours auprès du tribunal civil.

En cas de départ anticipé de l'assemblée

Dans le cas où un copropriétaire quitte l'assemblée générale de copropriété avant la fin de celle-ci, il ne peut plus confier un pouvoir à une tierce personne. En effet, il a signé la feuille de présence en début de séance.

Il existe 2 cas :

• Il quitte la séance sans en avertir le président : son vote sera considéré comme celui de la majorité.
• Il quitte la séance après avoir informé le président de son départ anticipé : il lui remet ses consignes de vote par écrit.

Si vous n'avez pas la possibilité de participer à l'assemblée générale de copropriété, vous pouvez opter pour le vote par correspondance en amont de la réunion. En effet, grâce à cette solution, vous êtes sûr que vos intentions de vote seront respectées. 

Depuis le 2 juillet 2020, le syndic doit adresser, en même temps que la convocation, un formulaire de vote par correspondance. Celui-ci relate la liste de toutes les résolutions soumises au vote.

Vous complétez le document en indiquant, pour chacune d'elles, votre approbation ou non.

Vous datez et signez le formulaire. Vous l'adressez au syndic :

• Par courrier simple ;
• Par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• Ou par courrier électronique.

Le syndic doit le réceptionner au minimum 3 jours francs avant la tenue de l'AG.

L'article 22 de la loi de 1965 (loi Élan) prévoit qu'un mandataire peut confier le mandat reçu à un autre copropriétaire en cas d'empêchement.

En effet, le détenteur d'un pouvoir nominatif peut, s'il ne peut être présent à l'assemblée générale le jour de la séance, donner mandat à un autre propriétaire pour le représenter, et représenter celui qui lui avait donné procuration. Cette pratique est appelée « la subdélégation de pouvoir ».

Toutefois, la loi prévoit que le mandant peut refuser la subdélégation sur le pouvoir qu'il remet à son mandataire.