La transmission d’une quittance à son locataire afin d’attester du bon paiement du loyer n’est pas une obligation, cependant un locataire à jour dans le paiement de son loyer et qui en fait la demande est en droit de l’obtenir.

L'idéal est de transmettre la quittance de loyer dans les jours suivants son versement. Vous notifiez ainsi le locataire du bon paiement du loyer. BailFacile vous permet d’automatiser la génération de vos quittances en vous mettant à disposition chaque mois un modèle pré-rempli au format PDF, prêt à l’emploi. 

La transmission dématérialisée permet d’assurer une transmission rapide de la quittance de loyer par courrier électronique, vous évitant la tâche laborieuse de compléter et poster une lettre, chaque mois.

Appréciée des locataires, elle est de plus en plus adoptée par les propriétaires.

Gratuite et sécurisée, nous conseillons de transmettre les quittances de loyer de cette façon. Nous mettons donc à votre disposition un document permettant de formaliser au locataire cette demande.

Cette lettre est utilisée pour formaliser auprès du locataire votre demande de transmission dématérialisée des quittances. Son contenu reste à votre discrétion mais il peut être utile de se référer à un modèle afin que le locataire comprenne bien votre requête.

Notre modèle intègre différentes mentions permettant de formuler cette demande de façon claire et structurée. Dans les faits il est très rare que le locataire refuse ce mode de transmission de la quittance. 

Notre document mentionne  : 

• Les coordonnées du propriétaire et du locataire, ainsi que l’adresse du  logement concerné ; 
• Que les parties conviennent ensemble que les quittances seront désormais transmises de manière dématérialisée, conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989  ; 
• Les signatures du bailleur et du locataire.

Afin que la quittance de loyer soit juridiquement valable, le bailleur doit systématiquement la signer. Sans cette signature, le locataire risque un refus de l’administration lors d’une demande d’aide au logement auprès des services de la CAF. Cela peut être problématique pour lui financièrement tout en faisant peser un risque inutile sur le bon paiement des loyers.

Pour qu’une signature scannée soit valable aux yeux de la loi, il faut qu’elle soit associée à :

• L’identification de l’auteur ;
• La manifestation de son consentement.

Chez BailFacile, la signature est enregistrée directement dans votre espace bailleur. Elle peut ainsi être appliquée par défaut à l’ensemble de vos documents que vous éditez, vous faisant gagner un temps précieux dans l’édition de vos quittances de loyer.

Comme nous l’avons évoqué, il va falloir dans un premier temps formaliser la demande de mise en place de l’envoi de quittances dématérialisées auprès du locataire.

Il suffira ensuite d’effectuer la transition de manière fluide : cessez de lui transmettre ses quittances par courrier physique, et commencez à lui transmettre par courrier électronique.

Pour le bailleur cela représente d’abord un avantage économique. La loi prévoit en effet dans l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 que la délivrance de la quittance de loyer doit avoir lieu gratuitement, et qu’aucun frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance de loyer ne peuvent être facturés au locataire. 

Vous l’aurez compris, l’envoi d’un courrier électronique étant gratuit, l’économie réalisée sur une année complète en timbres, enveloppes et frais d’impressions est non-négligeable.

La quittance dématérialisée présente d’autres avantages : 

• Sa rédaction en ligne permet d’avoir un document propre, sans ratures ni erreurs manuscrites ; 
• Elle se présente sous la forme d’un PDF non-modifiable, il sera donc difficile de falsifier ce document. Le format Pdf présente aussi l’avantage d’être lisible sur un grand nombre d’appareils ;  
• Enfin, il peut s’agir d’un partie pris écologique : un envoi par courrier électronique présente une empreinte carbone réduite comparée à un envoi traditionnel.