SOMMAIRE
- Définition
- Peut-on envoyer une quittance par mail ?
- Comment obtenir l’accord du locataire ?
- Comment faire une quittance de loyer en ligne ?
- Modèle de quittance de loyer
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Une quittance de loyer atteste qu’un locataire a réglé en intégralité le montant de son loyer et de ses charges. Le document devient obligatoire si le locataire en fait la demande. Il peut alors être adressé par voie postale ou bien par mail à condition que le locataire ait préalablement donné son accord.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
La quittance de loyer certifie que le locataire s’est acquitté du paiement de son loyer et de ses charges pour un mois donné. Le document est généralement réclamé dans le cadre d’une nouvelle location (3 dernières quittances de loyer) et sert également de justificatif de domicile.
De même, le propriétaire ou l’agence immobilière est obligé de transmettre une quittance de loyer gratuitement à tout locataire qui en ferait la demande. S'il n'a payé qu'une partie, il recevra un reçu de loyer
Peut-on envoyer une quittance par mail ?
Adresser une quittance de loyer non manuscrite est possible à une condition : obtenir l’accord préalable du locataire. Il s'agit d'une obligation légale prévue par la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.
Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance.
En d’autres termes, le bailleur ne peut pas imposer à son locataire la transmission d’une quittance de loyer par voie électronique.
Comment obtenir l’accord du locataire ?
L’accord du locataire doit bien évidemment être donné par écrit. Il peut se faire de deux façons différentes :
Intégrer une clause spécifique au bail
Il est tout d’abord possible de mentionner la transmission de la quittance de loyer par voie dématérialisée dès la signature du bail.
Vous pouvez par exemple intégrer une clause spécifique dans le contrat de bail en ajoutant un paragraphe :
CLAUSE RELATIVE À LA COMMUNICATION DE LA QUITTANCE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE
Le locataire est d’accord pour recevoir les quittances de loyer et autres informations relatives au contrat de location par voie électronique.
Si vous n’avez pas intégré ce type de mention au moment de la signature du bail, il est possible de le faire plus tard, avec un avenant au contrat. La signature du locataire matérialise alors l’accord.
Obtenir l’accord du locataire par mail
Si vous ne désirez pas faire d’avenant au contrat de location, vous avez aussi la possibilité de recueillir l’accord du locataire par mail. Vous pouvez dans ce cas lui communiquer la demande suivante :
DEMANDE D'ACCORD DU LOCATAIRE PAR MAIL
Je souhaite vous transmettre les futures quittances de loyer par voie dématérialisée concernant le bien mis en location situé au [adresse du bien en location]. Conformément à l'article 21 de la loi du 06 juillet 1989, pourriez-vous me confirmer être d’accord quant à l’envoi de vos prochaines quittances de loyer par mail ?
Comment faire une quittance de loyer en ligne ?
Une fois l’accord du locataire reçu, adressez la quittance de loyer en suivant ces 4 étapes :
- Télécharger le document quittance de loyer ;
- Le compléter ;
- Enregistrer la quittance sur votre ordinateur ;
- Transmettre le document en pièce jointe par mail au locataire.
Modèle de quittance de loyer
Pour remplir la quittance, il suffit simplement de remplir un formulaire gratuit en ligne et de télécharger le document à l'issue de la procédure :
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