Comment éditer une quittance de loyer en colocation ?

La quittance de loyer est un document attestant qu’un locataire ou des colocataires se sont acquittés du paiement de leur loyer (charges comprises). Une fois le règlement reçu, ce document peut être adressé de façon mensuelle ou trimestrielle. La quittance n'est pas systématique, elle doit être envoyée uniquement à la demande du locataire et s’il est à jour du paiement de son loyer.

Quoi qu’il en soit, la remise d’une quittance de loyer permet d’instaurer un climat de confiance avec les colocataires. Les risques locatifs augmentent avec le nombre de locataires. La quittance est donc également un excellent moyen de preuve. Le colocataire peut à travers ce document prouver sa régularité de paiement ce qui peut être très utile, notamment en cas de contentieux. 

De même, il faut envoyer à la CAF une attestation de loyer bien spécifique (Cerfa 10842*07) une fois par an pour calculer les aides au logement auxquelles les colocataires peuvent prétendre. 

Une fois ces informations mentionnées, une question reste en suspens : à qui adresser la quittance de loyer ? Autrement dit faut-il transmettre une seule quittance de loyer en intégrant tous les noms des colocataires ou bien envoyer individuellement une quittance à chacun d'entre eux ?  Cela dépend de ce qui est indiqué sur le bail et donc s'il s’agit d’un bail commun ou de baux individuels.

Pour un bail commun (aussi dit bail unique) 

Si le bail signé par l’ensemble des colocataires contient une clause de solidarité, c’est-à-dire qu’il comporte la mention “colocataires indivisibles et solidaires”, alors tous les signataires ont la responsabilité du paiement des charges et du loyer. 

Dans ce cas, les colocataires s’organisent en amont entre eux avant de procéder à un seul versement intégral au propriétaire. Une seule quittance de loyer est ensuite adressée mentionnant l’ensemble des colocataires et le montant du loyer réglé. Il s’agit donc d’une seule quittance pour tous les occupants qui pourra être dupliquée en autant d’exemplaires qu’il existe de colocataires.  

Pour des baux individuels 

Un bail individuel signifie que chaque colocataire s'engage individuellement dans la location. Dans ce cas la solidarité ne joue pas. Cette situation est très similaire à celle d’une location classique, à savoir : 

• Chaque colocataire signe son propre contrat de bail ; 
• Chacun des colocataires est responsable de sa quote-part du loyer ; 
• Chaque quittance est nominative.

Quant à savoir comment adresser votre quittance de loyer, les modalités d’envoi peuvent être : 

• Par courrier simple ; 
• Par courrier recommandé ; 
• Par mail ; 
• Par remise en main propre. 

En ce qui concerne les frais d’émission, ils sont à la charge du bailleur. Naturellement, plus il y a de colocataires et plus les frais sont élevés. C'est pourquoi ne vous recommandons de privilégier l'envoi des quittances de loyer par mail dans le cadre d'une colocation . Pour ce faire, il vous suffit de : 

• Obtenir l’accord des colocataires (par une clause le stipulant dans le contrat par exemple ) ; 
• Télécharger le document quittance de loyer en ligne ; 
• Compléter la quittance de loyer ; 
• Signer le justificatif ; 
• Adresser le document aux colocataires par mail en joignant la quittance en pièce jointe.