Comment éditer une quittance de loyer avec des impayés ?

Un locataire qui ne règle pas son loyer en intégralité (loyer et charges), ne peut pas obtenir de quittance de loyer. Le constat est identique et ce peu importe que le locataire n'ait pas du tout payé son loyer ou qu’il l'ait régularisé partiellement. Dans les deux cas il ne peut pas exiger la remise d’une quittance de loyer à son propriétaire.

La quittance de loyer a en effet pour but d’attester que le locataire s’est intégralement acquitté du paiement de ses charges et de son loyer pour une période donnée. Par définition le document ne peut donc pas être édité s’il existe un impayé. 

En revanche dans cette situation le propriétaire bailleur a toujours la possibilité de fournir un reçu pour paiement partiel à son locataire.

Le reçu de loyer sert d’alternative à la quittance de loyer. Le document permet en outre de justifier que le locataire a procédé à un paiement partiel de son loyer. 

Concrètement, si le locataire demande la remise d’un reçu de loyer, vous devez, en tant que bailleur, lui adresser ce document gratuitement (les frais d’envoi sont à votre charge). 

À l’instar de la quittance de loyer qui doit respecter un certain formalisme, la loi ne prévoit aucune règle particulière en matière de rédaction d’un reçu de loyer.

Néanmoins, l’usage veut que les informations suivantes figurent dans le document (qui sont sensiblement les mêmes que celles d'une quittance) : 

• Les coordonnées du bailleur, de l’agence immobilière ou du mandataire (nom, prénom, nom de l’agence et adresse) ; 
• Les coordonnées du locataire (nom, prénom, adresse) ; 
• L’adresse du bien loué ; 
• Le prix du loyer ; 
• Le montant des charges ; 
• La somme indiquée en chiffres et lettres du paiement du locataire ; 
• Le restant dû ; 
• La signature du propriétaire ; 
• La date et le lieu de rédaction du document (À …. Le … ). 

La délivrance d’un reçu de loyer partiel n’est pas obligatoire. Elle le devient à une condition : si le locataire en fait la demande. Cela signifie que le bailleur ne peut pas refuser de fournir un reçu de loyer pour paiement partiel si le locataire le sollicite sur le sujet. 

Attention, cette requête n’est pas systématique et le propriétaire reste donc exempt de toute obligation si aucune démarche n’est faite en ce sens par le locataire.  

Par voie postale

La loi ne précise pas quel mode d’envoi doit être privilégié pour la remise d’un reçu de loyer partiel. Néanmoins, si vous optez pour l'envoi par courrier, retenez que les frais engendrés par l’émission restent à votre charge. 

Par mail

Pour réduire ces frais, peut-on opter pour l’envoi d’un reçu de loyer par voie dématérialisée ? Si vous avez l’accord du locataire sur le sujet, alors la transmission du reçu de loyer partiel par mail est totalement possible. 

Comment obtenir l’accord de son locataire ? 

En intégrant une clause spécifique dans le contrat de bail qui pourrait s’intituler “Clause de communication par voie dématérialisée”. Si vous n’avez pas initialement mentionné ce paragraphe, vous pouvez toujours le faire ultérieurement en introduisant un avenant au bail. Pour obtenir l’accord écrit du locataire, vous avez aussi la possibilité de réaliser une demande d'envoi de quittance par mail. Sa réponse vaudra alors accord. 

En tout état de cause, le propriétaire peut adresser à son locataire le reçu de loyer partiel par l’un des moyens suivants : 

• Courrier simple ; 
• Courrier recommandé avec accusé de réception ; 
• Remise en main propre contre récépissé ; 
• Envoi par mail. 

Néanmoins, si vous entretenez des rapports conflictuels avec votre locataire, privilégiez un mode d’envoi vous permettant de conserver une preuve de la remise (recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé).