SOMMAIRE
- Définition
- Est-ce obligatoire ?
- Une quittance de loyer doit-elle manuscrite ?
- Envoyer sa quittance par mail
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Tout propriétaire a obligation de délivrer une quittance de loyer si le locataire en fait la demande. Ce document prouve que l’occupant des lieux est à jour de son loyer, mais il peut aussi être utile dans certaines procédures administratives. Pour être “recevable”, le bailleur peut rédiger lui-même le document ou le remplir en ligne.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Adressée par un propriétaire bailleur, la quittance de loyer est un document remis au locataire attestant qu’il est à jour de son loyer (charges + loyer). Si le montant n’est pas réglé en intégralité, aucune quittance ne pourra alors être émise. Dans ce cas, le propriétaire peut lui transmettre un autre type de document : le reçu de loyer.
À quoi sert une quittance de loyer ?
La quittance de loyer a plusieurs fonctions. Elle sert tout d’abord à prouver que le locataire est un bon payeur. Le document est généralement réclamé par les agences immobilières à l’occasion d’une nouvelle location. Mais la quittance de loyer est aussi une attestation indispensable en cas de litige.
Pour résumer, le justificatif fait office :
- D’attestation de bon règlement pour se constituer un dossier de location dans l’optique d’un déménagement ;
- De moyen de preuve en cas de contentieux locatif ;
- De justificatif de domicile ;
- De document indispensable pour une demande d’aide au logement.
Est-il obligatoire de fournir une quittance de loyer à son locataire ?
La quittance de loyer n'est pas obligatoire. Concrètement, son envoi n’est en principe pas systématique sauf si le locataire en fait la demande.
Les frais d’envois sont quant à eux à la charge du propriétaire bailleur. Il s’agit d’un principe fondamental et toute clause au bail indiquant le contraire serait réputée non écrite.
Une quittance de loyer doit-elle être obligatoirement manuscrite ?
Du moment qu’elle respecte certaines mentions obligatoires, la quittance de loyer n'est pas nécessairement manuscrite.
Comment avoir une quittance de loyer non manuscrite ?
Des logiciels comme BailFacile vous permettent aujourd’hui de directement générer des quittances de loyer en ligne.
Quoi qu’il en soit, pour que votre document soit valable, il doit contenir les informations suivantes :
- Des informations sur le locataire (nom, prénom, adresse) ;
- Des informations sur le bailleur (identité et adresse) ;
- L’adresse du bien mis en location ;
- La date à laquelle la quittance de loyer est envoyée ;
- Le montant du loyer (loyer séparé des charges) ;
- La période correspondante au règlement du loyer.
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Peut-on envoyer une quittance de loyer par mail ?
Il est tout à fait possible d’adresser les quittances de loyer à votre locataire par email. Une condition est nécessaire : recueillir l’accord préalable du locataire.
Exemple d'une demande de quittance par mail
Pour cela vous pouvez par exemple insérer une clause spécifique dans le contrat de location :
CLAUSE PRÉVOYANT LA COMMUNICATION DÉMATÉRIALISÉE DE LA QUITTANCE
Clause n°... - Communication dématérialisée des quittances de loyer
Le locataire accepte de recevoir les quittances de loyer et autres informations relatives au contrat de location par voie dématérialisée.
Mais si votre contrat de location ne contient pas une telle clause, pas de panique. Il est aussi possible de recueillir l’accord du locataire, au moyen d'un email comportant la mention suivante par exemple :
Je désire désormais vous adresser les quittances de loyer par voie électronique concernant la location [adresse du bien en location]. Conformément à l'article 21 de la loi du 06 juillet 1989, pourriez-vous me confirmer être d’accord quant à la transmission de vos futures quittances de loyer par mail ?
Une fois l’accord reçu, il vous suffit de :
- Remplir la quittance de loyer en téléchargeant le document sur BailFacile ;
- Enregistrer le justificatif sur votre ordinateur ;
- Adresser un mail à votre locataire en intégrant la quittance en pièce jointe.
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