Comment remplir une quittance de loyer correctement ?

La loi n’impose aucun modèle de quittance de loyer, mais pour qu'elle soit valable le bailleur doit s'assurer qu’elle comporte bien toutes les mentions ci-dessous.

1. L'intitulé du document 

La mention "Quittance de loyer" doit être bien apparente sur le document. L'intitulé ne laisse aucune équivoque au destinataire ainsi qu'aux tiers en cas de litige. Rappelons que la quittance a une valeur juridique particulière puisqu'elle atteste que le locataire s'est intégralement acquitté du loyer et des charges. 

2. Les coordonnées du ou des locataires

Une quittance de loyer doit stipuler le nom et le prénom de chaque locataire signataire du contrat de location. A titre d'exemple, la quittance de loyer en colocation peut présenter le nom de l'ensemble des colocataires si la location est régie par un bail commun. Dans ce cas de figure, il est également conseillé de rappeler la solidarité des colocataires devant les charges. 

3. La désignation du bien loué

L’adresse du logement loué doit être indiquée dans la quittance de loyer. Celle-ci doit être exactement la même que celle mentionnée dans le bail de location, sans abréviation ni omission. Pour être le plus précis possible, on n'oubliera pas de mentionner les compléments d'adresse (numéro de bâtiment ou de bloc, étage et numéro de porte...).

4. L'identité du bailleur

Le nom, le(s) prénom(s), l'adresse et éventuellement l'adresse e-mail du bailleur doivent apparaître sur la quittance. Si le bail a été établi au nom d’une Société Civile Immobilière (SCI), il faudra faire figurer sa raison sociale, l’adresse de son siège, et le nom du gérant sur la quittance.

 Si le bailleur mandate une agence ou un gestionnaire (syndic, notaire, administrateur de biens…), il convient d’indiquer les coordonnées de la personne ou de la société qui émet la quittance en son nom, tout en gardant visibles les coordonnées du propriétaire.

5. La période concernée

Les dates de la période de location correspondante à la quittance de loyer doivent être clairement inscrites pour ne créer aucune incertitude. Il est conseillé d’utiliser la forme jour/mois/année et de préciser si le dernier jour est inclus ou non.

Exemple : du 1er janvier 2023 au 31 janvier 2023 inclus, ou du 01/01/2023 au 31/01/2023 inclus.

6. Le montant et sa répartition

Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, une quittance de loyer doit obligatoirement comporter le montant exact de la somme perçue, et devra indiquer la répartition entre le loyer et les charges éventuelles. Ces deux montants doivent figurer de façon distincte et inscrits en chiffres et en lettres (c’est le montant indiqué en lettres qui sera retenu en cas de différence).

Afin d'apporter une certaine transparence, les charges sont habituellement détaillées. 

• Dans le cas d'une location en copropriété, les bailleurs distinguent souvent : 
• Les charges de copropriété (entretien des espaces communs, éclairage...) ;
• Les charges liées à l'eau, l'électricité et le gaz si le locataire n'a pas un abonnement à son nom ;
• Le chauffage et l'eau chaude si l'immeuble est pourvu d'un chauffage central. 

Si le bien loué est une maison individuelle, le propriétaire doit également faire figurer sur la quittance :

• Le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ; 
• Les frais d'assainissement des eaux usées. 

7. La date et le lieu d’émission

Le bailleur doit également indiquer la date et le lieu d'émission de la quittance. Rappelons que ce document doit être délivré dans un délai raisonnable après réception du paiement, afin que la date d’émission soit proche de la date effective du paiement. 

8. La signature du bailleur

La quittance de loyer est un justificatif de paiement. A ce titre, elle doit présenter une signature du bailleur. Cette dernière atteste l'authenticité du document et lui confère une valeur juridique. 

En cas d'envoi d'une quittance par mail, une signature électronique conforme au règlement eIDAS est requise pour attester mais également horodater le document. Des logiciels de gestion locative en ligne comme BailFacile intègrent cette technologie.

Les bailleurs peuvent aujourd'hui se procurer des modèles de quittance de loyer gratuit en ligne. Voici un exemple de document prêt à être imprimé. 

Le paiement partiel du loyer ne permet pas l'édition d'une quittance. Le bailleur est uniquement tenu de fournir ce document à la demande du locataire suite au règlement de la totalité du loyer et des charges pour une période donnée.

En cas de paiement partiel du loyer, le propriétaire doit remettre un reçu de loyer. Ce document consigne l'impayé en distinguant la somme versée de ce qui reste à payer. 

Le propriétaire remettra uniquement la quittance lorsque l'impayé a été réglé. Toutefois, il peut y avoir des cas particuliers.

Plusieurs options s'offrent au locataire pour envoyer une quittance de loyer dûment remplie à son locataire. Il peut opter pour : 

• Une remise en main propre contre signature ; 
• Un envoi postal par lettre recommandée avec avis de réception ;
• Une quittance envoyée par mail après avoir obtenu l'accord préalable du locataire.

Notons que le bailleur ne peut facturer aucuns frais au locataire pour l'envoi d'une quittance de loyer.