Quels sont les documents à ajouter en annexes d'un bail de location et pourquoi ont-ils tous leur importance ?

Le Dossier de Diagnostics Techniques (DDT)

Quel que soit le type de location, vide, meublé ou en colocation, le propriétaire doit annexer le dossier de diagnostics techniques (DTT) au bail.

Ce dossier rassemble : 

• Le Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) : Il livre une estimation de la consommation énergétique moyenne du foyer ainsi que ses rejets de CO2. Le logement sera classé de A à G selon ses performances énergétiques. Notons qu'une habitation de classe G est interdite à la location depuis 2025 ;
• Le constat de risque d’exposition au plomb (CREP) : ce diagnostic concerne uniquement les logements construits avant le 1er janvier 1949. Il permet de détecter la présence ou non de plomb dans le logement ,
• L’état des risques et pollutions (ERP) : il permet d’informer des risques et pollutions auxquels le logement est exposé comme les risques naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon… À noter que la liste des communes concernées est fixée par arrêté préfectoral qu’il est possible de la consulter en mairie ou en préfecture ;
• Le diagnostic électrique si l’installation a plus de 15 ans ;
• Le diagnostic gaz si l’installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans ;
• Le diagnostic bruit ou état des nuisances sonores aériennes (ENSA) : si le logement se situe à proximité d'un aéroport. Il informe le locataire sur le niveau de nuisances sonores aériennes ;
• La Surface habitable loi Boutin : ce document n’est pas obligatoire. En revanche, il est fortement conseillé. En effet, lorsque la surface habitable est inférieure de plus de 5% à celle indiquée dans le bail, le bailleur doit consentir une diminution de loyer au locataire si ce dernier en fait la demande ;
• Le diagnostic amiante : il concerne les logements construits ou dont le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997. Ce document n’est pas obligatoirement annexé au contrat de bail de location. Toutefois, il doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

Le DDT est l’annexe la plus importante à un contrat de location non meublé ou meublé. Si le propriétaire ne présente pas le DDT ou livre des diagnostics qui ne sont plus valables, il s'expose à :

• L’annulation du contrat de location : si le locataire apporte la preuve qu’il a été trompé sur la qualité des biens mis en location, il peut demander au bailleur de lui restituer les loyers ;
• Une réduction du loyer : s'il y a vice de consentement à cause de diagnostics frauduleux , le locataire peut demander une diminution du loyer ;
• Une amende et des sanctions pénales : si le locataire subit un préjudice avéré à cause d'un DDT manquant ou incomplet, il peut intenter une action en justice et demander des dommages et intérêts.

L’état des lieux d’entrée et de sortie pour le bail de location vide ou meublée

L’état des lieux d’entrée est un document indispensable annexé au bail. Il décrit précisément l’état du logement à l’arrivée du locataire et sert de référence en fin de location. Réalisé minutieusement, il protège à la fois le locataire et le propriétaire en évitant les litiges liés aux dégradations.

En effet, au terme de la location, les deux parties réaliseront un état des lieux de sortie. Le locataire et le propriétaire se référeront à l'état des lieux d'entrée pour évaluer les dégradations locatives. Le document justifie ou non la retenue du dépôt de garantie au terme du bail.

Un inventaire des meubles pour les locations meublées

La loi Alur par décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 est venue apporter des précisions sur la liste des meubles à fournir en location meublée, à savoir :

• Literie comprenant couette ou couverture ;
• Dispositif d'occultation des fenêtres dans les pièces destinées à être utilisées comme chambre à coucher ;
• Plaques de cuisson ;
• Four ou four à micro-ondes ;
• Réfrigérateur et congélateur ou, au minimum, un réfrigérateur doté d'un compartiment permettant de disposer d'une température inférieure ou égale à - 6 °C ;
• Vaisselle nécessaire à la prise des repas ;
• Ustensiles de cuisine ;
• Table et sièges ;
• Étagères de rangement ;
• Luminaires ;
• Matériel d'entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement.

L’inventaire du mobilier doit être annexé au bail de location meublée. De même, il permet ainsi de répertorier les meubles fournis par le propriétaire, mais aussi leur état avec précision lors de la réalisation de l’état des lieux.

La grille de vétusté

La grille de vétusté est un document facultatif qu’il est malgré tout vivement conseillé d’annexer au bail de location. Elle précise pour chaque équipement (peintures, parquets, carrelage, robinetterie, papier peint…) leur durée de vie, la franchise qui peut être appliquée en cas de dégradation, le taux d’usure annuel de l’équipement…

Ainsi, se baser sur une grille de vétusté pour comparer l’état des lieux d’entrée et de sortie permet de limiter les litiges lors de la restitution du dépôt de garantie.

La notice d’information locataire

Le contenu de la notice d’information est fixé par l’arrêté du 29 mai 2015. Son objectif est de rappeler les droits et devoirs du bailleur et du locataire. Cette notice d’information doit obligatoirement être annexée au contrat de location.

La liste des charges récupérables

En location vide ou meublée, la liste des charges récupérables est listée au décret n°87-713 du 26 août 1987 et permet d’informer le locataire des charges locatives pour lesquelles il doit verser une provision sur charge ou un forfait. C’est une liste exhaustive, par conséquent, les dépenses qui ne sont pas indiquées ne peuvent pas être récupérées auprès du locataire.

Il s’agit donc d’un document important permettant d’éviter les conflits lors de la régularisation des charges annuelles.

La liste des réparations locatives à la charge du locataire

Cette liste définit clairement les travaux qui doivent être pris en charge par le locataire. Elle doit également être annexée au bail afin d’informer le locataire de ses obligations. Dans le cadre d'un bail emphytéotique, les travaux réalisés par le locataire sont considérables et ont pour but d'augmenter la valeur du bien.

Quittance ou justificatif du dépôt de garantie 

Une quittance ou une pièce prouvant que le dépôt de garantie a été versée doit être annexée au bail. Cette annexe préserve les deux parties. Elle prouve que la somme a été effectivement versée par le locataire. L'existence de ce document souligne l'engagement du propriétaire à restituer le dépôt de garantie si aucune dégradation n'est constaté à la fin du bail.

Un extrait du règlement de copropriété 

Un extrait du règlement de copropriété doit être remis au locataire. Ce document porte sur la destination de l’immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Mais il doit également indiquer la quote-part du logement loué afin de connaître la part des charges liée à l’appartement. Ce document peut être récupéré auprès du syndic de copropriété.

Documents concernant le logement

Si le bien loué est un logement conventionné, la convention de l'Anah doit figurer parmi les annexes. S'il se situe dans une zone d'habitation indigne, le bailleur doit présenter un document autorisant la location du bien. Ce document émane de la mairie ou de l’établissement public de coopération intercommunal (EPCI).

L’acte de cautionnement

Il s’agit d’un document par lequel un tiers, généralement un membre de la famille, se porte garant pour le locataire. La caution s’engage à prendre le relai dans le paiement du loyer en cas de défaillance du locataire. Cet engagement doit donc être matérialisé par un document formellement encadré par la loi. Un acte de cautionnement doit être signé par le bailleur et la caution avant d’être annexé au bail. À noter qu’un exemplaire du bail et de l’acte de cautionnement doit aussi être remis au garant.

L'attestation d'assurance habitation 

Lors de la signature du bail de location, le locataire doit obligatoirement fournir une attestation d’assurance habitation. En effet, le locataire doit s’assurer contre les risques locatifs tels que les dégâts des eaux, les incendies et les explosions. Il est en revanche libre de choisir l’assureur qu’il lui convient. Notons que cette assurance doit être renouvelée chaque année. Une nouvelle attestation sera remise au bailleur à chaque renouvellement.

Outre, les documents obligatoires annexés au bail d'habitation, le contrat doit également contenir des mentions et clauses obligatoires. En effet, depuis le 1er août 2015, un contrat de location doit être conforme à la loi Alur tant sur le fonds que sur la forme. Il doit être établi par écrit et il doit contenir des informations concernant le bailleur, le locataire et le bien mis en location. 

Parmi ces mentions obligatoires, on retrouve :

• Les conditions de paiements ;
• Le montant du loyer et des charges ;
• Les modalités de révision du loyer ;
• Le montant du dépôt de garantie ;
• La date de prise d'effet du bail de location ;
• La destination du bien : bail d'habitation, bail de société, bail ou commercial ou bail précaire, bail civil,... ;
• La description précise du logement. 

En résumé, un bail de location vide ou meublé doit être rédigé avec précision sans oublier de joindre les annexes obligatoires vu précédemment ! Il peut tout à fait s'agir d'un bail sous seing privé.