Tout savoir sur le registre des copropriétés

Le registre national des copropriétés (RNC) répond à plusieurs objectifs principaux :

Garantir une gestion efficace et transparente des copropriétés

Le registre centralise les données essentielles de chaque immeuble : charges annuelles, travaux votés ou budget prévisionnel. Ces informations actualisées permettent aux syndics et copropriétaires de gérer efficacement la copropriété, et de prendre des décisions pertinentes.

Aider les pouvoirs publics à surveiller le parc immobilier

Le fichier national permet aux pouvoirs publics d'acquérir une connaissance globale et précise du parc immobilier français. Il permet de repérer les copropriétés fragiles, notamment celles en difficulté financière ou présentant un manque d'entretien.

En identifiant ces situations à risque, les autorités peuvent mettre en œuvre des mesures préventives pour limiter les dégradations des immeubles.

Collecter des informations utiles aux acteurs concernés

Le registre est un outil de référence pour les syndics, copropriétaires et futurs acquéreurs. Il leur donne accès à des données actualisées et stratégiques pour évaluer la situation financière et structurelle d'une copropriété, telles que :

• Les charges annuelles et budgets prévisionnels ;
• Les travaux déjà réalisés ou en cours de planification ;
• Les éventuels litiges ou situations d'impayés.

Favoriser l'éligibilité aux subventions publiques

L'inscription de la copropriété au registre est indispensable pour accéder aux aides publiques. Ces subventions permettent de financer divers travaux, tels que :

• Les rénovations énergétiques, visant à améliorer la performance énergétique des bâtiments ;
• La mise en conformité avec les normes de sécurité ou d'accessibilité ;
• Les projets d'amélioration générale pour préserver la qualité et la valeur du patrimoine.

Depuis l'entrée en vigueur de l'article 53 de la loi ALUR, l'immatriculation au registre national des copropriétés est obligatoire pour :

• Toutes les copropriétés à usage d'habitation, commerciale, de bureau ou mixte ;
• Les petites copropriétés, y compris les copropriétés de deux lots.

En revanche, les lots secondaires (caves, parkings, garages) ne sont pas soumis à une immatriculation distincte. Leurs informations doivent néanmoins être incluses dans les données globales de la copropriété.

L'enregistrement au registre des copropriétés s'effectue en ligne sur le portail dédié, géré par l'Agence nationale de l'habitat (Anah).

Étape 1 : Accéder au portail officiel

Le syndic ou la personne responsable doit créer un compte utilisateur lors de sa première connexion. Cette étape est obligatoire pour accéder aux services du registre.

Étape 2 : Renseigner les informations requises

Les données nécessaires incluent :

• L'identité de la copropriété : nom, adresse, date de création, numéro de SIREN, références cadastrales ;
• La nature des lots : logements, bureaux, commerces ou dépendances ;
• Le mode de gestion : syndic professionnel, bénévole ou coopératif ;
• Les données financières : charges annuelles, budget prévisionnel, fonds de travaux ;
• L'état du bâti : étiquette énergétique, type de chauffage, travaux votés ou réalisés, état d'avancement ;
• Les procédures en cours, qu'elles soient administratives ou judiciaires.

Étape 3 : Valider les données

Une fois les informations saisies et validées, un numéro d'immatriculation unique est attribué à la copropriété. Ce numéro est indispensable pour plusieurs démarches, notamment :

• Les ventes immobilières : le syndic doit fournir une fiche synthétique de la copropriété au notaire chargé de la transaction.
• Les demandes de subventions publiques ou locales.

La responsabilité de l'immatriculation et des mises à jour régulières incombe généralement au syndic de copropriété, qu'il soit professionnel ou bénévole.

Cependant, d'autres acteurs peuvent parfois être amenés à effectuer cette démarche :

• Les copropriétaires, dans le cadre d'une gestion coopérative ou d'un syndic bénévole.
• Le notaire, lors de la création d'une nouvelle copropriété, au moment de la publication du règlement de copropriété et de l'état descriptif de division.
• Un mandataire ad hoc ou un administrateur provisoire désigné par le tribunal, en cas de difficultés financières ou d'absence de syndic.

Les obligations de mise à jour 

Pour refléter la situation réelle de la copropriété, les informations inscrites au registre doivent être régulièrement mises à jour :

• Chaque année, après l'approbation des comptes lors de l'assemblée générale (AG), et au plus tard deux mois après la tenue de cette réunion.
• En cas de changements majeurs tels que le remplacement du syndic, la réalisation de travaux importants ou la modification du budget prévisionnel.

La procédure pour mettre à jour les informations

Pour un syndic bénévole

La mise à jour annuelle effectuée par un syndic bénévole se déroule en plusieurs étapes :

1. Accès au portail officiel du registre des copropriétés via un compte utilisateur.
2. Identification des informations à actualiser dans la section dédiée à la gestion des copropriétés. L'option « Mise à jour annuelle » permet d'accéder au formulaire requis.
3. Saisie des données, notamment :

• Dates de début et de clôture de l'exercice comptable ;
• Date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
• Charges courantes et charges liées à des travaux exceptionnels ;
• Montants des dettes fournisseurs et des impayés ;
• Montant du fonds de travaux disponible ;
• Présence éventuelle de personnel salarié, comme un gardien.

1. Validation des informations saisies. Celle-ci entraîne la délivrance d'une attestation et d'une fiche récapitulative des données déclarées.

Pour un syndic professionnel

Les syndics professionnels incluent généralement la mise à jour du registre dans leurs prestations habituelles. La procédure est similaire à celle du syndic bénévole : collecte des données, mise à jour via le portail officiel, et validation des informations.

Un défaut d'immatriculation ou de mise à jour des données d'une copropriété peut entraîner plusieurs conséquences :

Mise en demeure par l'Anah ou les copropriétaires

En cas de non-conformité, l'Anah ou un copropriétaire peut émettre une mise en demeure exigeant la régularisation. Ce rappel impose un délai pour la mise en conformité.

Astreinte financière

Si la situation n'est pas régularisée dans le mois suivant la mise en demeure, une amende de 20 € par lot et par semaine de retard est appliquée. Celle-ci ne peut être imputée aux copropriétaires que si le syndic est bénévole.

Perte d'éligibilité aux subventions

L'absence d'immatriculation ou de mise à jour rend la copropriété inéligible aux aides publiques, notamment :

• Les subventions de l'Anah pour des travaux de rénovation énergétique ou de mise aux normes ;
• Les dispositifs comme l'éco-prêt à taux zéro pour financer les améliorations du bâtiment.

L'immatriculation initiale : un service gratuit

L'immatriculation initiale au registre des copropriétés, réalisée via le portail officiel géré par l'Anah, est entièrement gratuite.

Honoraires du syndic pour l'immatriculation et les mises à jour

Dans le cas d'un syndic professionnel, l'immatriculation et les mises à jour annuelles peuvent entraîner des frais spécifiques. Ces honoraires, compris généralement entre 300 et 600 €, doivent être mentionnés dans le contrat de gestion signé avec la copropriété.

Coût des mises à jour selon le mode de gestion

Que les mises à jour soient effectuées par un syndic professionnel ou bénévole, elles n'engendrent aucuns frais supplémentaires.