Syndic, travaux, charges… comment fonctionne une copropriété ?

On parle de copropriété lorsque plusieurs propriétaires, ou en l'occurrence copropriétaires, détiennent la propriété d'un immeuble collectif ou individuel divisé par lots répartis entre chacun d'entre eux. Son régime est fixé par la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Découvrez comment connaître l'année de construction d'un immeuble !

Outre les parties privatives affectées à l'usage exclusif de chaque occupant, il incombe aux copropriétaires de participer à la gestion de l'immeuble collectif. Cela passe notamment par le financement de travaux de copropriété votés en assemblée générale, ou encore le paiement des charges communes, mais également le vote des décisions relatives à l'année suivante et le respect du règlement de copropriété.

La gestion d'un immeuble collectif repose sur la coordination de 2 organes, qui sont également tenus de respecter le règlement de copropriété : 

1. Le syndicat de copropriété, qui correspond à l'assemblée générale des copropriétaires ;
2. Le syndic, investi par les copropriétaires de la gestion de l'immeuble. 

Règlement de copropriété

Les relations entre les copropriétaires sont définies dans un règlement de copropriété voté en assemblée générale, qui doit être respecté par tout nouvel arrivant. Ce document vient préciser les obligations des occupants quant à l'usage des espaces communs (cages d'escaliers, hall d'immeuble, local poubelle,...).

Il peut également définir des règles portant sur l'esthétisme de l'immeuble, que les copropriétaires de chaque lot sont tenus de respecter. Par exemple, le règlement de copropriété peut imposer une certaine couleur pour les volets de chaque logement.

Syndic

Le syndic de copropriété est désigné par les copropriétaires en assemblée générale, et est investi d'un certain nombre de missions :

• Assurer l'exécution du règlement de copropriété et des décisions votées par les copropriétaires en assemblée générale ;
• Administrer et entretenir l'immeuble collectif ;
• Tenir la comptabilité de la copropriété et établir un budget prévisionnel pour chaque année (fonds de roulement) ;
• Réaliser les formalités de gestion courante de la copropriété (conservation des documents et justificatifs, tenue du carnet d'entretien
• Représenter le syndicat des copropriétaires pour toute démarche (devant la justice, dans la gestion du bien...).

Il peut s'agir d'un syndic bénévole ou bien d'un professionnel. Dans ce dernier cas, les charges de la copropriété sont augmentés des frais réclamés par l'entreprise gestionnaire. 

Le syndic est responsable à l'égard des copropriétaires des actions qu'il engage 

Outre le cas où il met lui-même fin à sa mission en démissionnant de ses fonctions, l'assemblée des copropriétaires peut valablement décider de mettre fin au mandat du syndic dans plusieurs situations : 

• Révocation, qui peut être par exemple justifiée par l'insatisfaction des copropriétaires quant à la qualité des services du syndic ;
• Empêchement en raison de circonstances ou d'événements extérieurs à la volonté du syndic (accident, maladie...) ;
• Carence du syndic qui n'exécute pas les missions qui lui incombent sans pouvoir justifier d'un empêchement.

Syndicat de copropriété (ou assemblée générale des copropriétaires)

Le syndicat de copropriété comprend l'ensemble des copropriétaires disposant d'un lot dans l'immeuble collectif. Il ne doit pas être confondu avec le syndic de copropriété, malgré des appellations fortement similaires. 

Il se réunit chaque année en assemblée générale pour voter les résolutions soumises par le syndic de copropriété et inscrites à l'ordre du jour. C'est ainsi l'occasion pour les copropriétaires de faire valoir leurs droits et de défendre leurs intérêts.

Les copropriétaires peuvent également mettre en place un conseil syndical

Il s'agit d'un organe chargé d'assister et de contrôler la gestion de la copropriété par le syndic. Bien qu'il soit mis en place par défaut, l'assemblée générale peut décider de ne pas en établir à la suite d'un vote à la majorité des 2/3. 

Dans les petites copropriétés sans règlement, l'institution d'un conseil syndical est toutefois facultative.

Attention, une copropriété en difficulté peut traverser des difficultés qui sont d'ordre organisationnelles et financières. Pour s'en sortir, elle doit réagir avec les bonnes méthodes mais lesquelles ?

Pour faire des travaux en copropriété, il est indispensable de suivre une procédure rigoureuse : 

1. Inscription des travaux à l'ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires ;
2. Vote de la décision et définition des modalités de règlement des sommes dues ;
3. Signature par le syndic du contrat portant sur la réalisation des travaux et versement d'un acompte ;
4. Réalisation des travaux sous le contrôle du syndic. 

Tout copropriétaire peut inscrire une proposition de travaux à l'ordre du jour

Il est toutefois indispensable d'anticiper cette démarche en adressant la proposition au syndic de copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception.

Plusieurs aides de l'État peuvent bénéficier à la copropriété pour financer ses travaux, à plusieurs niveaux : 

• Aides concédées aux copropriétaires individuellement : MaPrimeRénov', crédit d'impôt pour la transition énergétique (CITE)... ;
• Aides bénéficiant également à la copropriété : éco-prêt à taux zéro...
• Emprunt collectif réalisé par le syndicat des copropriétaires.

Pour que la copropriété puisse correctement fonctionner, chaque copropriétaire est tenu de verser chaque année une provision calculée selon plusieurs facteurs, notamment : 

• Type de charges (générales ou spéciales) ;
• Valeur du lot ;
• Utilité des charges pour le lot.

Les modalités de calcul et de répartition des charges de copropriété sont définies dans le règlement de copropriété selon les tantièmes des copropriétaires.

Concernant les charges générales

Il s'agit des charges nécessaires à l'entretien et à la conservation des parties communes, par exemple :

• Éclairage ;
• Entretien et nettoyage ;
• Accès à l'immeuble ;
• Honoraires du syndic ;
• Entretien des espaces verts le cas échéant.

Aucun copropriétaire ne peut s'y soustraire. Toutefois, la répartition des charges générales tient compte de la valeur du lot définie selon : 

• Sa consistance (nombre de pièces...) ;
• Sa superficie ;
• Sa situation (au rez-de-chaussée...).

Concernant les charges spéciales

Elles portent sur l'entretien des équipements communs et à la mise en place des services collectifs, notamment :

• Chauffage collectif ;
• Ascenseur ;
• Vide-ordure ;
• Local poubelle.

La répartition de ces charges entre les copropriétaires s'effectue selon leur utilité pour chacun d'eux. Certaines d'entre elles sont donc dues par tous (comme le chauffage). D'autres s'appliquent toutefois uniquement à ceux qui sont manifestement concernés. Ainsi, les lots situés dans les étages contribuent tous à l'entretien de l'ascenseur, mais pas le copropriétaire du lot situé au rez-de-chaussée.

"Utilité" doit être distingué de "l'usage"

Le fait qu'un copropriétaire fasse effectivement usage ou non d'un service ou d'un équipement est indifférent. On tient simplement compte de la possibilité d'usage qui peut en être fait.

Il est obligatoire pour le syndic d'inscrire la copropriété au registre des copropriétés, qui recense l'ensemble des immeubles collectifs comportant plusieurs copropriétaires dans toute la France. 

Immatriculation d'une copropriété

L'inscription de la copropriété au registre national doit être effectuée par le syndic désigné en assemblée générale. 

Elle s'effectue entièrement en ligne sur le site du registre des copropriétés. Plusieurs informations doivent être renseignées dans le compte personnel créé à cet effet par le syndic : 

• Identité de la copropriété : nom, adresse, date de création, nombre de lots, nom et statut du syndic ;
• Finances : elles se basent sur les dépenses approuvées par l'assemblée générale ;
• Bâti : nombre de bâtiments ainsi que leur étiquette énergétique, nombre d'ascenseurs, type de chauffage (au gaz ou électrique), période de construction.

Le cas échéant, le syndic doit indiquer les procédures administratives ou judiciaires qui visent la copropriété. Il doit également transmettre un justificatif de son statut de représentant légal (contrat, procès-verbal d'assemblée générale...).

À l'issue de cette démarche, la copropriété se voit remettre un numéro attribué au syndicat de copropriété, qu'il convient de faire figurer sur tout document établi à l'appui d'une demande de subvention ou dans le cas de la vente d'un lot.

L'immatriculation est devenue une démarche obligatoire depuis le 31 décembre 2018

Depuis cette date, le syndic qui a manqué à son obligation d'immatriculer la société peut être tenu de verser au registre une astreinte de 20 € par semaine et par lot. Pour précision, l'astreinte s'entend d'une somme que le débiteur d'une obligation est contraint de verser jusqu'à ce qu'il l'exécute. 

Registre des copropriétés

L'inscription au registre est obligatoire pour toute copropriété comprenant au moins un lot à usage d'habitation. 

Le registre des copropriétés est tenu dans un but purement informatif. En effet, l'étude des données renseignées sert à l'élaboration de rapports statistiques portant notamment sur les immeubles collectifs et non individuels. Ces derniers types de biens immobiliers ne sont soumis à aucune obligation déclarative.